6 dấu hiệu hệ thống điện thoại đang gây hại cho doanh nghiệp của bạn

Hệ thống điện thoại của bạn có thể hỗ trợ đầy đủ cho doanh nghiệp của bạn không? Truyền thông là một vấn đề lớn cho mọi doanh nghiệp. Dịch vụ khách hàng kém dẫn đến khách hàng không hài lòng. Từ đó dẫn đến giảm doanh thu và năng suất giảm dần. Khi nhân viên gặp khó khăn trong giao tiếp trôi chảy và hiệu quả với đồng nghiệp và khách hàng.

Tất nhiên, có những vấn đề không thể tránh khỏi khi đối mặt với mọi doanh nghiệp. Nhưng liên quan đến hệ thống điện thoại doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể gặp phải các vấn đề không cần thiết mà hệ thống VoIP PBX tiên tiến hoặc một số tính năng thông minh có thể giải quyết.

Dưới đây là 6 tình huống phổ biến mà hệ thống điện thoại của bạn đang gây hại cho doanh nghiệp của bạn và các giải pháp thiết thực để loại bỏ chúng.

1. Tín hiệu bận rộn thường xuyên

Tiếng chuông báo hiệu âm thanh khó chịu gần như bảo người gọi cúp máy. Có bao nhiêu khách hàng tiềm năng bị mất vì nó? Theo Voice Feedback, Inc., khoảng 34% số người gọi cúp máy sẽ không gọi lại bao giờ.

Nếu bạn đang sử dụng hệ thống điện thoại cố định truyền thống. Rất có thể tín hiệu bận sẽ phát sinh khi ai đó gọi điện thoại đã sử dụng một đường dây duy nhất. Khả năng gọi đồng thời trên điện thoại VoIP cao hơn nhiều. Ngoài ra, với hệ thống tổng đài VoIP, bạn cũng có thể tận dụng một số tính năng thông minh để nhận ra thời gian chờ ngắn và trải nghiệm dễ chịu khi cầm máy.

Chơi nhạc để giữ khách hàng.
Nhẫn nhiều nhà tuyển dụng cùng một lúc.
Định tuyến cuộc gọi để xếp hàng.
Khuyến khích người gọi rời khỏi hộp thư thoại

2. Không có lời chào chuyên nghiệp

Đối với nhiều khách hàng, một cuộc gọi điện thoại là tương tác đầu tiên họ có với một doanh nghiệp. Phản hồi bằng giọng nói tương tác (IVR) không có gì mới. Mặc dù có vẻ như là một tính năng dành riêng cho các doanh nghiệp hoặc trung tâm cuộc gọi lớn hơn, nhưng các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường tận dụng nó để giúp mỗi cuộc gọi khởi đầu tốt bằng cách chào hỏi thân thiện với khách hàng tiêu chuẩn. Tuy nhiên, bạn đã bao giờ nghĩ rằng kịch bản tiếp viên tự động được thiết kế kém có thể lấy đi khách hàng tiềm năng thay thế? Dưới đây là 3 sai lầm IVR hàng đầu cần tránh:

Áp đảo khách hàng của bạn với quá nhiều lựa chọn
Phạt góc khách hàng của bạn mà không để họ nói chuyện với một người thực sự
Chôn thông tin quan trọng nhất trong menu

3. Lưu lượng cuộc gọi không hiệu quả

Điện thoại đổ chuông nhưng không có nhân viên trả lời vì họ đang bận hoặc cho rằng người khác sẽ nhận cuộc gọi. Bạn có bị làm phiền bởi điều này quá không? Đó là bởi vì bạn có luồng cuộc gọi không hiệu quả hoặc thậm chí không có cấu trúc cho luồng cuộc gọi của bạn. Dần dần, nhân viên điếc đi đổ chuông. Các hệ thống điện thoại VoIP cung cấp rất nhiều tính năng cực kỳ hữu ích trong việc xây dựng một luồng cuộc gọi có tổ chức và hiệu quả, chẳng hạn như:

Chuyển cuộc gọi sang phần mở rộng ban đầu bằng AutoCLIP
Khi bên được gọi ban đầu không khả dụng, hãy chuyển hướng một cuộc gọi đến đến đích khác bằng Chuyển tiếp cuộc gọi.
Chia sẻ và phân phối cuộc gọi giữa các nhân viên trong các phòng ban cụ thể với Ring Group
Phân biệt các cuộc gọi từ các tuyến trong nước khác nhau với Nhạc chuông riêng biệt
Và hơn thế nữa …

4. Nhân viên xích vào bàn

Nhân viên của bạn có thể đạt được kịp thời ngay cả khi họ đang đi công tác không? Nhân viên của bạn có thể nhận cuộc gọi làm việc từ các thiết bị cá nhân chưa xuất trình số công ty không? Dù muốn hay không, xu hướng BYOD là không thể tránh khỏi. Nếu mọi thứ bạn làm với hệ thống hiện tại của bạn diễn ra tại chỗ. Bạn đang rất cần sự cơ động và thậm chí là liên lạc thống nhất. Nếu nhà cung cấp dịch vụ của bạn không cung cấp điện thoại di động hoặc điện thoại di động cho phép nhân viên của bạn có trải nghiệm liên lạc nhất quán trên nhiều thiết bị, đã đến lúc tìm kiếm các tùy chọn khác.

5. Dễ bị cúp hệ thống

Bạn phải luôn có Kế hoạch B, hoặc thậm chí là Kế hoạch C nếu cần. Mặc dù có tất cả các lợi thế, VoIP không có rủi ro 100%. Ngay cả đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc thiếu kế hoạch chuyển đổi dự phòng trong trường hợp mất điện hệ thống có thể gây ra hậu quả ngay lập tức và gây tổn thương. Các nghiên cứu cho thấy các doanh nghiệp Bắc Mỹ mất 700 tỷ đô la mỗi năm khi ngừng hoạt động CNTT. Có một số cách để đảm bảo rằng cuộc gọi không bao giờ bị gián đoạn. Dưới đây là 2 tùy chọn phổ biến được cung cấp bởi Yeastar để bạn tham khảo.

Hệ thống điện thoại của bạn có thể được sao lưu với chế độ chờ nóng có khả năng phục hồi , trong đó máy chủ PBX dự phòng phản chiếu hệ thống điện thoại chính của bạn trong thời gian thực và xử lý ngay lập tức khi hệ thống điện thoại chính bị hỏng.
Trong trường hợp dịch vụ Internet bị gián đoạn ngắn, chuyển đổi dự phòng 4G LTE được định cấu hình trước trên hệ thống điện thoại của bạn có thể cung cấp các kết nối thay thế hiệu quả về chi phí ngay lập tức.

6. Bỏ qua bảo mật cơ bản

Bạn đã bao giờ thấy mình là nạn nhân của việc hack VoIP chưa? Bạn có thể đã phải đối mặt với nhiều giờ ngừng hoạt động và sau đó xây dựng lại một hệ thống hoàn chỉnh. Các cuộc tấn công VoIP có thể đến từ internet và đường dây điện thoại, khiến doanh nghiệp của bạn bị lừa đảo, đánh cắp thông tin bí mật và cuối cùng làm tổn thương ví của bạn. Dưới đây là một số bước cơ bản mà bạn có thể thực hiện để bảo vệ hệ thống điện thoại của mình khỏi các cuộc tấn công VoIP phổ biến nhất.