5 lý do tại sao cần phải có một hệ thống điện thoại doanh nghiệp trong công ty của bạn

Thời đại kỹ thuật số đã dẫn đến nhiều hơn sự phát triển của những tiến bộ công nghệ. Nó xác định lại cách thức các quy trình kinh doanh được thực hiện. Cách nhân viên kết nối và cộng tác và cách doanh nghiệp tương tác với khách hàng. Từ các tương tác từ xa đến di động, truyền thông không chỉ được ưa thích. Mà còn quan trọng đối với sự thành công của các chiến lược và hoạt động kinh doanh. Mặc dù công nghệ mới không có nghĩa là có thể liên lạc với omnichannel. Nhưng cũng cần lưu ý rằng hầu hết dân số đã đăng ký thói quen di động đầu tiên. Do đó, các cuộc gọi điện thoại vẫn ở đầu các kênh liên lạc ưa thích giữa nhân viên và đồng nghiệp hoặc người tiêu dùng và doanh nghiệp.

Hệ thống điện thoại doanh nghiệp là lựa chọn tốt nhất cho hầu hết các công ty. Đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ. Loại phần mềm này cho phép bạn giới thiệu công nghệ về cách thực hiện các chiến lược truyền thông cơ bản.

Ví dụ, một nhân viên hệ thống điện thoại kinh doanh VoIP và khách hàng của bạn. Hầu hết các nhà cung cấp sẽ cung cấp VoIP hoặc hệ thống điện thoại đám mây hoặc cả hai. Cho dù bạn chọn loại nào, hệ thống điện thoại doanh nghiệp tốt nhất cho công ty của bạn phụ thuộc vào mức độ bạn hiểu được lợi ích và lợi thế của hệ thống điện thoại doanh nghiệp. Để giúp bạn đạt được quyết định đó, đây là 5 lý do tại sao bạn cần một hệ thống điện thoại doanh nghiệp trong công ty của bạn:

1. Nó cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời.

Lý do chính tại sao các doanh nghiệp ở mọi quy mô sử dụng hệ thống điện thoại doanh nghiệp. Là vì nó có khả năng tăng tiêu chuẩn dịch vụ mà khách hàng nhận được. Ý nghĩa của xu hướng này là các nền tảng này có khả năng cung cấp cho các doanh nghiệp một lợi thế cạnh tranh. Do các chiến lược vốn là trung tâm của người tiêu dùng. Hệ thống điện thoại cung cấp khả năng trả lời cuộc gọi và liên lạc với mọi người mọi lúc mọi nơi. Các doanh nghiệp nhỏ được hưởng lợi từ việc xem xét những gì cần được thực hiện để tạo kết nối với các nhà tài trợ và nhà đầu tư – một hoạt động thường bao gồm du lịch.

Một ví dụ khác về cách nó có thể cung cấp dịch vụ khách hàng đáng tin cậy là thư mục doanh nghiệp. Sẽ thông báo cho các đại lý và nhân viên về những người sẽ trả lời các câu hỏi của khách hàng. Nếu nó không được áp dụng trong lĩnh vực của họ. Dịch vụ điện thoại tốt nhất cho các doanh nghiệp nhỏ cũng sẽ đưa ra trạng thái hiện diện. Một tính năng sẽ giúp hợp lý hóa quá trình tìm kiếm đúng người. Kết quả là một cuộc trò chuyện nhanh chóng và hiệu quả. Không chỉ cải thiện dịch vụ khách hàng mà còn giảm áp lực cho nhân viên của bạn.

2. Nó phát triển với khách hàng của bạn.

Một lý do khác tại sao các doanh nghiệp nhỏ sẽ được hưởng lợi. Từ một hệ thống điện thoại kinh doanh là vì khả năng mở rộng của nó. Hiệu quả trực tiếp của dịch vụ khách hàng, kết hợp với các chiến lược kinh doanh phù hợp. Và các yếu tố thành công khác là công ty của bạn sẽ phát triển. Các cuộc gọi, yêu cầu và tin nhắn sẽ đến thường xuyên hơn. Mặc dù bạn có thể giao nhiệm vụ cho cả một bộ phận để xử lý các khía cạnh này của hoạt động kinh doanh. Một câu trả lời khả thi hơn sẽ là sử dụng giải pháp doanh nghiệp có thể mở rộng. Chẳng hạn, một hệ thống điện thoại cloud có thể giúp các doanh nghiệp thông qua khả năng mở rộng các chương trình khi cần thiết.

Việc mở rộng như vậy có thể đến dưới dạng một thư mục doanh nghiệp lớn hơn. Để chứa khách hàng, nhà đầu tư hoặc nhân viên mới. Hơn nữa, một hệ thống điện thoại doanh nghiệp có thể giúp duy trì liên lạc. Phù hợp giữa bạn và nhân viên của bạn – một yêu cầu nếu công ty phải đối phó với sự tăng trưởng nhanh và các quy định mới. Cuối cùng, dịch vụ VoIP cũng cho phép bạn theo kịp nhu cầu của không chỉ thị trường mà cả nhân viên. Phát triển một doanh nghiệp có nghĩa là áp lực và giải phóng mặt bằng. Bằng cách cung cấp cho nhân viên một cách cho phép họ làm việc với trách nhiệm của họ bên ngoài văn phòng, các doanh nghiệp nhỏ có thể đạt được sự linh hoạt.

3. Nó làm giảm áp lực cho bạn và nhân viên của bạn.

Như đã đề cập ngắn gọn trong các phần trước. Hệ thống điện thoại doanh nghiệp giảm áp lực cho bạn và nhân viên của bạn. Bằng cách xử lý định tuyến cuộc gọi và cung cấp khả năng trả lời cuộc gọi mọi lúc, mọi nơi. Các khía cạnh kinh doanh khác cũng cần được lưu ý. Đối với một, một hệ thống điện thoại kinh doanh, tại cơ sở hoặc phiên bản cloud đi kèm với sự giúp đỡ và hỗ trợ của nhà cung cấp. Đối với bạn và nhân viên của bạn. Điều này có nghĩa là không phải đào tạo người của bạn ngoài việc khắc phục sự cố cơ bản. Và không phải lo lắng về nơi để có được một kỹ thuật viên CNTT đáng tin cậy.

Đối với người khác, các tùy chọn hệ thống điện thoại doanh nghiệp nhỏ. Cũng có thể cung cấp khả năng sử dụng sự trợ giúp của người phục vụ tự động hoặc hàng đợi. Các tính năng này có nghĩa là nhân viên của bạn. Có thể tập trung vào trả lời các cuộc gọi. Và đảm bảo rằng thông tin phù hợp được truyền đạt. Điều đó cũng có nghĩa là bạn có thể ngăn nhân viên của mình gặp áp lực từ lỗi của con người. Lợi ích này không chỉ tạo ra một lực lượng lao động hiệu quả. Mà còn cho phép các chủ doanh nghiệp thúc đẩy niềm tin nội bộ – một yếu tố quan trọng trong hoạt động của công ty.

4. Nó hợp lý hóa quy trình làm việc.

Lý do thứ tư tại sao bạn cần một hệ thống điện thoại doanh nghiệp. Là vì nó hợp lý hóa quy trình công việc về việc thêm thông tin liên hệ mới. Người dùng mới của nền tảng và chi nhánh mới để cộng tác. Nó loại bỏ những rắc rối không cần thiết liên quan đến việc thực hiện các thay đổi. Có thể gây ra căng thẳng và áp lực cho bạn và nhân viên của bạn. Những tác động bất lợi này là bất lợi cho sự thành công của doanh nghiệp của bạn. Hệ thống điện thoại doanh nghiệp cung cấp một cơ hội. Để hợp lý hóa quy trình công việc và đơn giản hóa thông tin liên lạc. Để tạo không gian cho nhiều chiến lược hơn nhằm phát triển doanh nghiệp của bạn.

Quy trình công việc được sắp xếp hợp lý cũng có nghĩa là không chỉ một lực lượng lao động sản xuất mà còn là một lực lượng hiệu quả. Dành ít thời gian hơn cho những điều nhỏ nhặt mà một nền tảng có thể xử lý, chẳng hạn như xếp hàng và định tuyến các cuộc gọi điện thoại. Hơn nữa, vì hợp lý hóa đòi hỏi phải biết phần nào của quy trình không hiệu quả, bạn sẽ cần phải đánh giá nó. Toàn bộ quá trình này dẫn đến kiến thức, từ đó dẫn đến sự hiểu biết sâu sắc hơn về những gì hoạt động kinh doanh sẽ đòi hỏi hiệu quả và những phần nào có thể được giải quyết bằng một giải pháp doanh nghiệp.

5. Nó làm giảm chi phí.

Cuối cùng, và có lẽ là quan trọng nhất, lý do tại sao bạn cần một hệ thống điện thoại kinh doanh. Là bởi vì nó làm giảm chi phí trong các khía cạnh kinh doanh khác nhau. Đầu tiên, hệ thống điện thoại doanh nghiệp VoIP không yêu cầu cài đặt tại chỗ. Trừ khi bạn chọn có máy chủ của riêng mình để xử lý dữ liệu bạn nhập. Thứ hai, hệ thống điện thoại doanh nghiệp. Đặc biệt hữu ích trong việc loại bỏ nhu cầu mua phần cứng mới cho mỗi nhân viên mới. Một trong những lợi ích của hệ thống điện thoại kinh doanh. Dựa trên đám mây là tất cả dữ liệu mà họ được phép truy cập.

Thứ ba, hệ thống điện thoại kinh doanh đã được tìm thấy để giảm chi phí liên lạc. Theo CostOwl.com, các doanh nghiệp nhỏ đã có thể thấy giảm chi phí. Mặc dù giá của các hệ thống này – trung bình là 800 đến 1.000 đô la cho mỗi người dùng hệ thống điện thoại.

Những sự giảm này là kết quả của việc tích hợp Internet, khác với các cuộc gọi điện thoại truyền thống tính phí mỗi phút của mỗi cuộc gọi. Mặc dù tiềm năng của lợi ích này có thể cảm nhận rõ hơn đối với các công ty có kết nối Internet phù hợp, nhưng việc giảm chi phí trong các cuộc gọi điện thoại có thể dẫn đến cách chi tiêu tài nguyên của bạn hiệu quả hơn. Cuối cùng, hệ thống điện thoại doanh nghiệp có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí liên quan đến việc mất khách hàng tiềm năng do bỏ lỡ các cơ hội giao tiếp.

Đảm bảo tương lai kinh doanh của bạn

Hệ thống điện thoại kinh doanh không chỉ là công nghệ trong thời đại ngày nay. Đó là một tài sản và một thứ có thể tạo ra sự khác biệt. Giữa mất niềm tin của khách hàng và sự trung thành của khách hàng.

Cho dù bạn chọn loại nào, danh sách các tùy chọn hệ thống điện thoại doanh nghiệp của bạn sẽ có tính năng bảo mật dữ liệu. Bất kỳ lợi ích nào bạn có thể trải nghiệm từ các nền tảng này sẽ rõ ràng hơn. Khi bạn không phải lo lắng về dữ liệu cần thiết để hoạt động. Ngoài lời nhắc nhở cuối cùng đó, bạn cần một hệ thống điện thoại doanh nghiệp vì nó mang lại cho công ty của bạn cơ hội phát triển cùng với nhân viên và khách hàng của bạn.

Xem thêm: