Giải pháp phòng họp Zoom Rooms cho Công ty Công nghệ SaaS

TỔNG QUAN DỰ ÁN

Ngoc Thien Supply vừa hoàn thiện dự án số hóa không gian làm việc với hệ thống phòng họp Zoom Rooms chuyên nghiệp cho một đơn vị phát triển nền tảng quản lý bán hàng đa kênh (Social Commerce & CRM) hàng đầu tại Việt Nam. Giải pháp được triển khai đồng bộ, giúp nâng cao năng lực cộng tác hybrid giữa các chi nhánh từ Hà Nội đến TPHCM và hệ thống đối tác toàn cầu.

YÊU CẦU CỦA KHÁCH HÀNG

Là doanh nghiệp công nghệ sở hữu hệ sinh thái phần mềm hỗ trợ tự động hóa quy trình, quản lý đơn hàng và chăm sóc khách hàng trên các sàn TMĐT và mạng xã hội, khách hàng đặt ra những tiêu chuẩn khắt khe về hạ tầng giao tiếp:

Đồng bộ hóa hệ sinh thái Zoom Rooms: Toàn bộ phần cứng phải tương thích tuyệt đối với phần mềm Zoom Workplace Rooms, cho phép đội ngũ kỹ sư và kinh doanh khởi tạo cuộc họp chỉ với một chạm từ màn hình điều khiển.
Đa dạng quy mô không gian làm việc: Khách hàng cần giải pháp riêng biệt cho nhiều cấp độ phòng họp: từ phòng nhỏ (Huddle room) của nhóm phát triển tính năng (CRM, Webcake) đến phòng họp chiến lược của ban điều hành.
Hiển thị và trình chiếu không dây cao cấp: Yêu cầu hình ảnh sắc nét để phục vụ duyệt giao diện phần mềm, báo cáo dữ liệu vận hành kết hợp giải pháp chia sẻ màn hình không dây độ trễ thấp từ máy tính cá nhân.
Số hóa quy trình đặt phòng: Cần hệ thống hiển thị trạng thái và đặt phòng trực quan ngay trước cửa phòng để tối ưu hóa tần suất sử dụng, tránh xung đột lịch họp giữa các phòng ban.

GIẢI PHÁP TỔNG THỂ NGOC THIEN SUPPLY

Để giải quyết bài toán đa phòng họp trực tuyến của doanh nghiệp SaaS, Ngoc Thien Supply đã thiết kế cấu hình thiết bị đồng bộ cao cấp từ Yealink và Samsung:

STT	Thiết bị	Số lượng	Mô tả tính năng cơ bản
1	Yealink A10-010 (MeetingBar)	01	Camera All-in-one tích hợp AI (Auto Framing, Speaker Tracking), loa và micro chuyên dụng dành cho các phòng họp nhỏ (Huddle Room).
2	Yealink A40-010 (MeetingBar)	02	Thanh video bar thông minh thế hệ mới với hệ thống camera kép, tối ưu hình ảnh và âm thanh cho các phòng họp quy mô tầm trung và lớn.
3	Yealink CTP18-STD	01	Màn hình cảm ứng 8 inch đặt bàn, giao diện trực quan giúp điều khiển cuộc họp, quản lý micro và camera trong hệ sinh thái Zoom Rooms.
4	Yealink CTP25	02	Bảng điều khiển cảm ứng cao cấp đặt bàn thế hệ mới, hỗ trợ ghi chú, tương tác và điều khiển cuộc họp mượt mà.
5	Yealink RoomPanel Plus E2	03	Màn hình thông minh đặt trước cửa phòng họp, hiển thị trạng thái phòng (Xanh/Đỏ) và đồng bộ lịch đặt phòng thời gian thực.
6	Yealink WPP30	01	Pod trình chiếu không dây qua cổng USB, hỗ trợ chia sẻ màn hình nội dung chất lượng cao lên đến 4K chỉ với một nút bấm (Plug-and-Play).
7	Yealink PA20	02	Bộ truyền và nhận tín hiệu trình chiếu chuyên dụng, đảm bảo hạ tầng truyền dẫn dữ liệu không dây luôn ổn định, không độ trễ.
8	Samsung QA55S90FAEXXV	01	Tivi OLED 55 Inch Smart 4K hiển thị màu sắc chuẩn xác, độ tương phản tuyệt đối, phù hợp cho phòng họp nhỏ cần độ chi tiết cao.
9	Samsung QA65S90FAEXXV	03	Tivi OLED 65 Inch Smart 4K không gian hiển thị rộng lớn, sắc nét, tối ưu cho việc trình chiếu slide dữ liệu và sơ đồ hệ thống.
10	Giá đỡ Tivi E93	04	Khung treo tivi chuyên dụng chịu lực cao, đảm bảo lắp đặt màn hình Samsung OLED an toàn và thẩm mỹ sát tường.
11	Nguồn POE Yealink YLPOE30	03	Bộ cấp nguồn qua cấp mạng (PoE) chuyên dụng, cấp nguồn và dữ liệu đồng thời cho màn hình hiển thị trạng thái RoomPanel.
12	Yealink VCM36-W Package	01	Hệ thống micro mở rộng không dây kết nối Wi-Fi, thu âm 360 độ rải đều khắp bàn họp lớn, loại bỏ hoàn toàn dây dẫn rườm rà.
13	Zoom Workplace Rooms (Owner)	03	Bản quyền phần mềm quản lý phòng họp chuyên nghiệp, kích hoạt tính năng họp một chạm và đồng bộ hệ sinh thái thiết bị.

QUY TRÌNH TRIỂN KHAI

Đội ngũ kỹ thuật viên Ngọc Thiên đã thực hiện quy trình lắp đặt chuẩn hóa, đảm bảo tính thẩm mỹ và an toàn hệ thống:

Lắp đặt hạ tầng hiển thị và MeetingBar: Cố định hệ thống Tivi OLED lên giá treo chuyên dụng E93, gắn các bộ Yealink A10 và A40 cân đối theo tầm mắt của người ngồi họp.
Cấu hình bản quyền Zoom Rooms: Kích hoạt và thiết lập 03 tài khoản phần mềm Zoom Workplace Rooms (Owner) lên phần cứng Yealink, đồng bộ hóa giao diện điều khiển mượt mà với màn hình CTP18 và CTP25.
Triển khai hệ thống Room Booking: Lắp đặt các bộ RoomPanel Plus E2 bên ngoài hành lang trước cửa mỗi phòng, đi dây âm tường kết nối với nguồn YLPOE30 để đảm bảo tính thẩm mỹ cao nhất.
Tối ưu hóa âm học và kết nối không dây: Kiểm tra chất lượng thu âm của micro tích hợp và mic không dây VCM36-W, hiệu chỉnh tính năng chặn tạp âm AI và test thử độ ổn định khi trình chiếu qua WPP30.
Bàn giao kỹ thuật: Hướng dẫn đội ngũ hành chính cách sử dụng và khởi tạo cuộc họp một chạm trên các phần mềm thông dụng, điều khiển camera linh hoạt.

Lắp đặt phòng họp trực tuyến Zoom Room thực tế

Lắp đặt phòng họp trực tuyến Zoom Room thực tế 2

Lắp đặt phòng họp trực tuyến Zoom Room thực tế 3

Lắp đặt phòng họp trực tuyến Zoom Room thực tế 4

Lắp đặt phòng họp trực tuyến Zoom Room thực tế 7

Lắp đặt phòng họp trực tuyến Zoom Room thực tế 5

Lắp đặt phòng họp trực tuyến Zoom Room thực tế 6

Lắp đặt phòng họp trực tuyến Zoom Room thực tế 8

Lắp đặt phòng họp trực tuyến Zoom Room thực tế 9

KẾT QUẢ

Hệ thống không gian làm việc số đi vào vận hành đã thay đổi hoàn toàn văn hóa hội họp tại văn phòng khách hàng:

Trải nghiệm hội họp một chạm chuyên nghiệp: Nhân sự có thể bước vào phòng và bắt đầu cuộc họp ngay lập tức thông qua giao diện Zoom Rooms trực quan, không còn tình trạng loay hoay kết nối dây cáp.
Quản lý tài nguyên phòng họp thông minh: Hệ thống RoomPanel Plus E2 giúp loại bỏ việc trùng lịch phòng họp, nhân viên dễ dàng nhận biết phòng trống thông qua đèn LED hiển thị trạng thái màu xanh/đỏ từ xa.
Hình ảnh và âm thanh đẳng cấp: Sự kết hợp giữa màn hình OLED cao cấp của Samsung và công nghệ camera AI của Yealink mang lại những buổi làm việc trực tuyến sống động, chuyên nghiệp tuyệt đối với các đối tác toàn cầu.