Hội nghị trực tuyến đã không còn xa lạ gì đối với các tổ chức. Ngày nay họp trực tuyến lại càng được phát huy mạnh mẽ hơn bởi tác động của dịch bệnh. Vậy lợi ích thật sự của hội nghị trực tuyến là gì? Mời bạn cùng theo dõi bài viết dưới đây.
Hội nghị trực tuyến là gì?
Theo Thietbihop.com: “Hội nghị trực tuyến (Teleconference) về cơ bản là một cuộc họp của một vài người không có mặt ở cùng một nơi. Với sự giúp đỡ của truyền thông điện tử. Những người tham gia cuộc họp có thể ở các phần khác nhau của đất nước hoặc thậm chí trong cùng một thành phố. Hội nghị có thể là một phiên họp một chiều. Mà nhiều người khác nhau chỉ cần tham dự, hoặc có thể là một phiên tương tác.”
Lợi ích của hội nghị trực tuyến
Sau khi đã nắm được khái niệm của hội nghị trực tuyến là gì, chúng ta hãy cũng tìm hiểu lợi ích của cuộc họp này nhé.
Tiết kiệm chi phí
Không cần phải tới tận văn phòng mới có thể dự họp. Không cần mua vé máy bay để tới những nơi họp xa. Không cần phải di chuyển. Việc bạn cần làm là có một thiết bị có khả năng kết nối internet là có thể tham gia hội nghị trực tuyến. Còn chưa kể chi phí ăn, ở nếu như dự cuộc họp ở khu vực khác. Nếu tính riêng một cá nhân thì có thể chi phí tiết kiệm được không nhiều nhưng nếu tính toán tổng thể một công ty, một quốc gia thì đây có lẽ là một con số khổng lồ. Hội nghị trực tuyến giúp giảm được các khoản chi phí một cách hiệu quả. Đồng thời giảm nguy cơ tai nạn do di chuyển.
Chẳng hạn bạn cần tổ chức hội nghị có quy mô lên đến hàng chục, hàng trăm người. Vậy sẽ tốn nhiều chi phí cho vấn đề tổ chức. Từ bàn ghế, diện tích phòng, đèn điện, loa mic, nước,… Tất cả sẽ đem đến một khoản chi phí lớn cho bạn. Thay vì vậy chỉ với vài thao tác click chuột bạn đã có thể họp với tất cả mọi người. Các ứng dụng họp trực tuyến có thể đòi hỏi bản nâng cấp để sử dụng được nhiều tính năng hơn. Tuy nhiên so với tổng chi phí bỏ ra để thiết lập phòng họp trực tiếp thì nhỏ hơn rất nhiều.
Tiết kiệm thời gian
Việc di chuyển ngoài tốn chi phí còn tốn nhiều thời gian. Hãy thử tưởng tượng bạn có một cuộc họp cách vị trí bạn ở rất xa. Trước chuyến đi bạn phải tốn thời gian chuẩn bị đồ đạc, đặt vé máy bay hoặc xe. Thuê khách sạn/nhà nghỉ. Di chuyển với chính xác vị trí họp. Như vậy tổng thời gian tiêu tốn cho tất cả những người tham gia họp ở khoảng cách xa là rất lớn.
Cuộc họp online có thể giải quyết được vấn đề này. Bạn chỉ cần dành vài phút để soi lại gương, trông tươm tất là có thể tham gia hội nghị. Bỏ qua hết tất cả bước đã nêu trên.
Giảm căng thẳng
Đi họp ở nơi xa có thể gây ra nhiều căng thẳng. Bạn sẽ gặp phải tình trạng tắc đường hay chuyến bay của bị hoãn. Đôi khi gặp gỡ trực tiếp mọi người cũng gây căng thẳng cho bạn hoặc khách hàng của bạn. Mỗi người tham gia cuộc họp có thể lo lắng về vô số chủ đề từ đúng giờ đến trang phục họ sẽ mặc.
Với cuộc họp trực tuyến bạn sẽ loại bỏ hầu hết căng thẳng đó. Bạn tập trung vào các ý tưởng được trình bày chứ không phải sự xuất hiện của những người tham gia. Loại bỏ được các vấn đề gây lo lắng, tập trung tốt hơn vào nội dung họp.
Đơn giản và hiệu quả
Tất cả những khó khăn trong họp trực tiếp đã được giải quyết bằng công nghệ hỗ trợ họp trực tuyến. Bạn không cần lắp đặt loa mic. Bố trí văn phòng,… chỉ cần sử dụng phần mềm hỗ trợ hội nghị trực tuyến là có thể tổ chức thành công một cuộc họp. Tuy nhiên có một số điểm cần lưu ý khi tổ chức họp dạng này. Đó là nó phụ thuộc nhiều vào kết nối internet. Hãy đảm bảo internet của bạn ổn định khi tổ chức cuộc họp. Nó có thể khiến bạn mất kết nối hoặc giật lag trong khi họp.
Như vậy cuộc họp trực tuyến mang lại rất nhiều lợi ích cho người tham gia cũng như người tổ chức. Tuy nhiên để cuộc họp diễn ra thuận lợi cần có sự hỗ trợ của các phần mềm hội nghị. Một trong những phần mềm phổ biến đó là Zoom Meeting.
Bạn có thể tham khảo thêm bài viết về ứng dụng này: Cách tải zoom về điện thoại & máy tính
Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết. Ngọc Thiên hi vọng bạn đã hiểu hơn về lợi ích của hội nghị trực tuyến. Ngọc Thiên là đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp và thiết bị hội nghị. Hãy liên hệ với chúng tôi nếu như bạn gặp bất kì vấn đề nào khi bắt đầu sử dụng cuộc họp trực tuyến.
