Để một cuộc hội nghị trực tuyến thành công tốt đẹp cần sự chuẩn bị chu đáo và đầy đủ. Bên cạnh đó còn nhiều yếu tố khác mà người tổ chức cần phải quan tâm. Bạn sắp phải tổ chức một cuộc họp trực tuyến nhưng chưa biết cần chuẩn bị những gì? Đừng quá lo lắng, Ngọc Thiên ở đây để mang lại giải pháp cho bạn. Bài viết dưới đây sẽ mang lại cho bạn cách tổ chức hội nghị trực tuyến thành công. Trả lời được câu hỏi, cuộc họp trực tuyến cần những gì và diễn ra như thế nào.
Vì sao cần tổ chức hội nghị trực tuyến?
Giả sử bạn đang là Giám đốc của một chi nhánh, trụ sở chính ở một vị trí rất xa bạn. Lãnh đạo muốn tổ chức một cuộc họp trực tuyến để thuận tiện cho mọi người cùng tham gia. Bởi vì dịch bệnh không thể di chuyển và tiếp xúc hơn nữa thời gian biểu của từng người không sắp xếp được. Do đó cần thiết phải có cuộc họp trực tuyến.
Không chỉ diễn ra ở hình thức nội bộ doanh nghiệp. Họp trực tuyến còn có thể diễn ra giữa các cơ quan chính phủ, giữa Công ty với Khách hàng. Dù là ở phương diện nào cũng nhất thiết phải có sự chuẩn bị chu đáo.
Cách tổ chức hội nghị trực tuyến thành công
Màu sắc và thiết kế của căn phòng
Màu sắc phù hợp nhất cho căn phòng diễn ra hội nghị trực tuyến là xanh lam, xám hoặc be ấm. Các màu này được khuyến khích vì trang nhã, nhìn lâu không gây khó chịu. Tường có hoa văn, tường màu đen cũng không được khuyến khích. Nói chung bạn không nên chọn căn phòng có màu quá tương phản, màu sắc quá mạnh. Vì đó chính là hậu cảnh, quá rực rỡ sẽ là lu mờ tiền cảnh là con người. Bên cạnh đó nền quá bắt mắt gây xao nhãng cho người phía bên kia cuộc họp. Thay vì tập trung vào người nói họ có thể cố gắng nhìn nền phía sau. Những người tham gia tốt nhất nên không nên mặc trang phục có các sọc vì lên hình do có thể bị nhiễu màu.
Yếu tố ánh sáng
Bạn nên đặt bóng đèn xiên về phía trước, để trực tiếp từ trên xuống có thể chỉ sáng được 1/2 khuôn mặt. Đảm bảo sao cho ánh sáng chiếu tới mọi người trong phòng và không bị đổ bóng trên mặt. Không nên để sáng chói mà chỉ nên sáng vừa phải, dịu nhẹ là tốt nhất. Nếu căn phòng có cửa sổ kính là một lợi thế. Không nên để ánh sáng gắt chiếu thẳng vào camera hội nghị.
Ánh sáng tự nhiên luôn mang đến hiệu quả tích cực cho hình ảnh. Tuy nhiên không nên mở cửa sổ bạn nhé. Bởi vì nếu gặp phải trận gió to làm bay tài liệu hoặc côn trùng có thể mang đến sự cố không mong muốn. Chính điều này có thể để lại ấn tượng xấu cho lãnh đạo hoặc khách hàng.
Sắp xếp chỗ ngồi
Con người là yếu tố quan trọng hàng đầu trong hội nghị. Mọi thứ cuối cùng cũng chỉ để con người có thể tương tác được với nhau. Bạn có thể tham khảo nhiều cách tổ chức hội nghị trực tuyến và bố trí mọi yếu tố sẵn sàng nhưng quên mất mục đích ban đầu thì cuộc họp sẽ không thành công.
Hãy xếp chỗ ngồi sao cho tất cả những người tham gia đều có nhìn được màn hình hoặc màn máy chiếu. Đồng thời đảm bảo rằng camera hội nghị có thể quét được tất cả những người trong phòng. Chỗ ngồi có khoảng cách nhất định, tránh sát quá và cũng tránh xa quá. Nếu có thể hãy sắp xếp sao cho mọi người không quá cách xa micro. Ví dụ khi ai đó phát biểu, tránh trường hợp bên kia không nghe thấy hoặc nghe nhỏ.
Vị trí đặt camera hội nghị
Một yếu tố quan trọng nữa trong cách tổ chức hội nghị trực tuyến thành công đó là vị trí đặt camera.
Ở trong một cuộc họp hoặc giao tiếp bình thường thì ta sẽ nhìn thẳng vào đối phương. Còn ở trong hội nghị trực tuyến thì ta nhìn thông qua màn hình TV. Còn đối phương lại nhìn ta qua camera. Do đó để 2 yếu tố này trùng khớp và giống như đang họp trực tiếp thì ta nên đặt camera bên dưới hoặc trên TV. Điều này có thể giúp bạn vừa nhìn vào máy ảnh vừa theo dõi cuộc họp trên màn hình.
Xem thêm: Top 6 Camera hội nghị tốt nhất
Về âm thanh
Hãy đóng kín cửa sổ và cửa ra vào để giảm tạp âm. Nếu có thể hãy chuẩn bị phòng có cách âm là hiệu quả nhất. Khoảng cách giữa loa và micrô ít nhất phải bằng năm lần khoảng cách từ người nói đến micrô. Bởi vì khoảng cách gần sẽ gây ra tiếng vọng lặp lại không ngừng.
Phần mềm hỗ trợ hội nghị trực tuyến
Đối với những cuộc họp thời gian dài, số người tham gia nhiều và cần các tính năng chuyên dụng khác bạn phải có phần mềm hỗ trợ thì cuộc họp mới diễn ra tốt đẹp được. Vì nếu sử dụng phần mềm thông thường sẽ không hỗ trợ được. Hiện nay có rất nhiều ứng dụng hỗ trợ. Trong đó phổ biến nhất phải kể đến là Zoom Meeting. Hầu như không ai tổ chức hội nghị trực tuyến mà không biết đến ứng dụng này.
Xem thêm: Cách đăng Zoom bản quyền đúng cách tại Việt Nam
Về thiết bị phòng họp
Ngoài những yếu tố kể trên thì thiết bị truyền dẫn trong phòng họp cũng rất quan trọng. TV, loa, mic, camera, máy tính, bộ kết nối,… Bạn nên xác định quy mô phòng họp để mua những thiết bị hợp lý và tiết kiệm. Mỗi quy mô, kích cỡ phòng họp có những thiết bị riêng để đáp ứng.
Hãy liên hệ Ngọc Thiên qua Hotline 1900 099 978 hoặc để lại số điện thoại để được tư vấn những thiết bị phù hợp cho không gian phòng họp của bạn. Chúng tôi là đơn vị uy tín hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp thiết bị và giải pháp hội nghị trực tuyến.
Thông qua bài viết trên, Ngọc Thiên hi vọng bạn sẽ chuẩn bị cho mình một phòng họp thật tốt.
