Điện thoại VoIP hay còn gọi là điện thoại IP là điện thoại cho phép người dùng thực hiện các cuộc gọi đến các số đầu cuối khác bằng cách sử dụng công nghệ tiếng nói qua IP. Giải pháp tổng đài IP là một trong những hệ thống tổng đài được các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng nhiều nhất. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cấu hình tổng đài VoIP cho doanh nghiệp mà bạn có thể tham khảo.
Tổng đài VoIP là gì?
Tổng đài VoIP là tổng đài điện thoại được triển khai sử dụng trên nền tảng Internet mà không cần thi công đường dây riêng. Giúp doanh nghiệp thực hiện cuộc gọi thông qua internet, miễn phí gọi nội mạng hoàn toàn. Không giới hạn địa lý, có kết nối internet là sử dụng được. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng mạng viễn thông bên ngoài để gọi điện IP với giá rẻ hơn. Nhờ đó mà doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí liên lạc đáng kể.
Tổng đài VoIP được các doanh nghiệp ưa chuộng bởi các tính năng nổi bật như:
- Khả năng sử dụng chung trên nền tảng Interntet.
- Tiết kiệm chi phí đáng kể và còn giảm hơn 60% hóa đơn tiền điện.
- Các tính năng nâng cao: Người trả lời tự động, ghi âm cuộc gọi và nghe file ghi âm.
- Trải lời tự động IVR.
- Tăng độ linh hoạt.
- Giao tiếp hiệu quả.
- Sử dụng băng thông tốt hơn.
- Sử dụng dịch vụ điện thoại của bạn ở bất kỳ nơi nào bạn làm việc. Không cần thiết lập kỹ thuật nếu bạn làm việc tại nhà.
Tổng đài VoIP hoạt động như thế nào?
VoIP hoạt động bằng cách chuyển đổi tín hiệu điện thoại tương tự thành tín hiệu kỹ thuật số để tạo điều kiện cho điện thoại qua Internet.
- Điện thoại của bạn kết nối với bộ chuyển mạch hoặc bộ định tuyến trong Mạng cục bộ (LAN).
- Khi quay một số điện thoại, điện thoại IP của bạn sẽ thông báo cho nhà cung cấp dịch vụ IP của bạn để gọi cho bên kia.
- VoIP của bạn được thiết lập cuộc gọi và trao đổi các gói dữ liệu từ điện thoại IP của bạn.
- Điện thoại IP của bạn chuyển đổi các tín hiệu kỹ thuật số này trở thành âm thanh mà bạn nghe thấy được.
Các tính năng chính của VoIP
- Chuyển hướng cuộc gọi: Khi bên được gọi không có mặt. Hệ thống sẽ chuyển tiếp cuộc gọi giúp chuyển hướng các cuộc gọi đến đến một điểm đến mong muốn khác. .
- Phản hồi giọng nói tương tác (IVR): Khi khách hàng gọi đến, những lời chào được cài đặt sẵn sẽ hướng họ đến điểm đến thích hợp nhất với thời gian chờ đợi tối thiểu.
- Ring Group: Bao gồm một nhóm các tiện ích mở rộng vào một nhóm đổ chuông để khi có cuộc gọi đến. Tất cả các tiện ích có sẵn sẽ đổ chuông đồng thời theo các cài đặt bạn thiết lập.
- Queue: Đó là một động thái thông minh khi để một cuộc gọi đến xếp hàng trong khi chờ một đại lý có sẵn.
- Nhạc đang chờ: Các cuộc gọi điện thoại đôi khi có thể bị tạm dừng. Chẳng hạn như khoảng thời gian trong khi bạn chuyển cuộc gọi đến một số khác. Chỉ cần tải lên một số tệp âm thanh và tùy chỉnh bật để làm hài lòng khách hàng trong thời gian đợi tối thiểu.
- Thu âm cuộc gọi: Tự động phát hiện và ghi lại mọi cuộc trò chuyện điện thoại được thực hiện qua hệ thống. Bao gồm cả các cuộc gọi đến và đi.
Cấu hình của tổng đài VoIP
Phần lớn các tổng đài VoIP đều sử dụng phần mềm để điều khiển và thao tác. Vì vậy chi phí rẻ hơn, tiết kiệm hơn và thao tác dễ dàng. Ngoài ra, tổng đài VoIP có thể mở rộng nhiều các tính năng mới. Một hệ thống tổng đài IP gồm có:
- Tổng đài IP
- Card Digium PCI
- Máy tính để bàn
- Phần mềm tổng đài (Asterisk)
- Thuê bao điện thoại cố định (PSTN)
- Softphone (phần mềm gọi điện thoại qua máy tính)
- IP phone (điện thoại sử dụng công nghệ IP)
Để cấu hình tổng đài VoIP, điều đầu tiên ta phải gắng cho tổng đài một cổng mạng. Khi tổng đài nhận được địa chỉ IP do router cấp, tiến hành đăng nhập với user/password. Nhấn cofirm sau khi điền hết thông tin. Sau đó điện thoại sẽ được kết nối internet để tiến hành đăng ký với tổng đài taduphone. Lúc này, bạn có thể dùng điện thoại để gọi cho các phòng ban thông qua số nội bộ.
Hướng dẫn sử dụng tổng đài VoIP
1. Gọi
Để thực hiện cuộc gọi điện thoại bạn có thể thực hiện như sau:
- Khi nhấc tay cầm điện thoại lên thì trên màn hình sẽ hiển thị biểu tượng call trong màn hình chờ.
- Khi nhấn nút loa thì biểu tượng speaker sẽ được thể hiện trong màn hình chờ.
- Nhấn nút tai nghe nếu tai nghe là kết nối với cổng tai nghe trước.
- Dial number directly: quay số, nhấn phím gửi.
- Redial: nhấn nút redial RD để thực hiện cuộc gọi.
2. Trả lời cuộc gọi
- Bạn có thể trả lời cuộc gọi bằng cách bắt máy trực tiếp. Hoặc sử dụng phím speaker để nghe loa ngoài.
- Để trả lời bằng cách sử dụng tai nghe nhấn nút headset.
- Lưu ý: trong trường hợp bạn đang nghe điện thoại mà nhận được cuộc gọi khác. Màn hình sẽ hiển thị “incoming call #” bạn vẫn có thể bắt máy hoặc từ chối được.
3. Tắt âm thanh cuộc gọi
Để tắt âm cuộc gọi trong thời gian thoại nhấn nút Mute. Biểu tượng Mute sẽ hiển thị trên màn hình. Và nhấn nút Mute để bật tiếng cuộc gọi.
4. Chuyển cuộc gọi
Có 3 cách để chuyển cuộc gọi: Blind Transfer, Attended Transfer và Semi-Attended Transfer.
- Blind transfer: Nhấn phím Tran để giữ lại cuộc gọi sau đó bạn quay số điện thoại người được chỉ định nhận cuộc gọi đó, khi màn hình hiển thị Transferred. Sau đó thì bạn có thể cancel để thoát ra cuộc gọi và kết nối bạn sẽ bị ngắt.
- Attended transfer: Bạn nhấn phím Tran để giữ lại cuộc gọi. Nhập số điện thoại mới và nhấn OK hoặc Send để gọi ra ngoài.
- Semi-Attended Transfer: Nhấn nút Tran để giữ cuộc gọi. Quay số mới và nhấn OK hoặc nút Send để gọi ra.
5. Ngưng nhận cuộc gọi vào
Nhấn nút DND (trên dãy 4 phím mềm) để ngưng nhận cuộc gọi từ ngoài vào máy. Khi có cuộc gọi từ ngoài và máy đã bật DND, người gọi sẽ được thông báo là máy bận.
Trên đây là hướng dẫn các cấu hình cũng như cách sử dụng tổng đài VoIP. Hy vong bài viết có thể giúp bạn sử dụng để đáp ứng tốt cho nhu cầu công việc của mình. Nếu quý khách có thắc mắc gì về sản phẩm, vui lòng liên hệ đến số hotline 1900099978 để được hỗ trợ.
