Bạn có bao nhiêu cuộc gọi Zoom trong một ngày?
Trong một cuộc khảo sát của LinkedIn với 2800 chuyên gia, 37% số người được hỏi cho biết họ tham gia các cuộc họp trực tuyến từ hai đến bốn giờ mỗi ngày. Con số đó chiếm gần một nửa toàn bộ ngày làm việc!
Nếu bạn giống như hầu hết các chuyên gia làm việc từ xa, bạn đang cố gắng hết sức để làm việc hiệu quả hơn trong các cuộc họp này. Bạn có thể đã nghe về Bot Zoom và cách những người khác sử dụng chúng. Nhưng bạn không hoàn toàn chắc chắn về cách thức hoạt động của nó. Đừng lo, trong bài viết này, Ngọc Thiên sẽ giúp bạn hiểu hết về Bot Zoom và cách nó hoạt động. Cùng khám phá ngay!
Bot Zoom là gì?
Bot Zoom hay Zoom bot hay Zoom Bots là một chương trình máy tính có thể tham gia các cuộc họp Zoom của bạn và thực hiện các tác vụ tự động. Hãy coi nó như một trợ lý ảo có thể giúp quản lý các cuộc họp của bạn mà không cần ai đó điều khiển.
Các bot này có thể hiển thị một số nội dung trong cuộc họp của bạn:
- Theo dõi những gì đang diễn ra trong cuộc họp.
- Lưu và sắp xếp thông tin cuộc họp.
- Thực hiện các nhiệm vụ cụ thể khi được yêu cầu.
- Hoạt động cùng với các ứng dụng khác mà bạn sử dụng.
Thông thường, các Zoom bot được sử dụng để phiên âm âm thanh, ghi chép cuộc họp và tóm tắt nội dung thảo luận. Các nhà phát triển thường cần cấu hình và xây dựng các bot này bằng API (Giao diện lập trình ứng dụng). API là một tập hợp các quy tắc và công cụ cho phép các ứng dụng phần mềm khác nhau giao tiếp với nhau. Trong bối cảnh của các bot Zoom, API cho phép các nhà phát triển truy cập các tính năng và chức năng của Zoom theo chương trình, cho phép họ tạo các giải pháp tự động tùy chỉnh như các bot Zoom.
Zoom Bot vs Zoom Chatbot
Zoom bot vs Zoom chatbot, mặc dù là hai thứ hoàn toàn khác nhau, nhưng thường được sử dụng thay thế cho nhau. Về cơ bản, bot Zoom tham gia cuộc họp để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể. Mặt khác, Zoom chatbot là cái mà những người khác gọi là sản phẩm của Zoom, Zoom Virtual Agent.
Sau đây là phân tích nhanh về sự khác biệt của chúng:
| ZOOM BOTS | ZOOM CHATBOTS |
|---|---|
| Danh mục công cụ tự động rộng hơn, có thể tương tác với các cuộc họp | Giải pháp AI chuyên biệt, tập trung vào tương tác qua chat. |
| Có thể truy cập dữ liệu cuộc họp, bản ghi và thông tin người tham gia. | Chủ yếu xử lý hỗ trợ khách hàng và tự động hóa công việc. |
| Được tạo ra bởi các nhà phát triển thông qua API. | Sản phẩm chính thức của Zoom (Zoom Virtual Agent). |
| Nhiều trường hợp sử dụng như ghi chú và tóm tắt cuộc họp. | Tập trung vào các truy vấn dịch vụ và hỗ trợ khách hàng. |
Trong khi các bot Zoom có thể tùy chỉnh nhiều tác vụ liên quan đến cuộc họp, các chatbot Zoom tập trung cụ thể vào các tương tác đàm thoại và hỗ trợ khách hàng. Cả hai công cụ đều có thể có giá trị tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của bạn, nhưng chúng phục vụ các mục đích khác nhau trong hệ sinh thái Zoom.
Bạn có cần Bot Zoom không?
Bạn có thể tự hỏi liệu mình có còn cần một bot Zoom không, nếu hiện nay có nhiều công cụ AI. Thêm vào đó, Zoom cũng có người bạn đồng hành AI riêng .
Vấn đề thực sự phụ thuộc vào nhu cầu cá nhân của bạn hoặc yêu cầu của tổ chức bạn đối với các cuộc họp Zoom cụ thể.
Khi bạn không cần Bot Zoom
Bạn có thể không cần đến bot Zoom nếu bạn sử dụng Zoom cho các cuộc họp đơn giản, dễ hiểu, nơi các tính năng tiêu chuẩn là đủ. Sau đây là một số trường hợp mà bot Zoom có thể không cần thiết:
- Khi bạn chỉ cần các chức năng họp cơ bản như chia sẻ màn hình, trò chuyện và ghi âm.
- Nếu các tính năng AI tích hợp của Zoom đã đáp ứng được nhu cầu chép lại và tóm tắt của bạn.
- Dành cho các cuộc họp thông thường hoặc nhóm nhỏ, nơi có thể quản lý được việc ghi chép thủ công
- Nếu có các công cụ ghi chú AI của bên thứ ba
Khi nào cần đến Bot Zoom
Sau đây là những tình huống cần sử dụng bot Zoom:
- Khi các công cụ và tính năng AI hiện tại không đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cụ thể của bạn và bạn cần một giải pháp tùy chỉnh phù hợp với quy trình làm việc riêng của mình.
- Nếu tổ chức của bạn có các giao thức bảo mật hoặc yêu cầu tuân thủ cụ thể mà các công cụ AI thông dụng không đáp ứng được.
- Khi bạn cần khả năng tích hợp sâu hơn với các hệ thống nội bộ không được các công cụ tiêu chuẩn hỗ trợ.
Về bản chất, mặc dù bot Zoom cung cấp khả năng tùy chỉnh mạnh mẽ, nhưng chúng chủ yếu có lợi cho các tổ chức có yêu cầu kỹ thuật cụ thể hoặc nhu cầu quy trình làm việc độc đáo mà các công cụ và tính năng hiện có không thể đáp ứng được.
Quy định và giới hạn của Bot Zoom
Nếu bạn không xây dựng bot Zoom, bạn không cần phải xem xét tất cả các quy tắc và quy định xung quanh bot Zoom. Tuy nhiên, điều này phụ thuộc vào vai trò và trường hợp sử dụng của bạn.
Nếu bạn là nhà phát triển muốn xây dựng bot Zoom, bạn sẽ cần:
- Tài khoản nhà phát triển Zoom và thông tin đăng nhập API để truy cập nền tảng phát triển của Zoom.
- Hiểu biết về tài liệu API của Zoom và SDK (Bộ phát triển phần mềm) để tích hợp chức năng bot.
- Hiểu rõ các yêu cầu bảo mật và hướng dẫn tuân thủ của Zoom để đảm bảo bot của bạn đáp ứng các tiêu chuẩn của nền tảng.
Nếu bạn là người dùng có kế hoạch sử dụng Zoom Bots, hãy lưu ý rằng không phải tất cả các tổ chức đều cho phép sử dụng Zoom bot do lo ngại về bảo mật và quyền riêng tư. Trước khi triển khai bất kỳ giải pháp Zoom bot nào, bạn nên:
- Kiểm tra chính sách của tổ chức bạn liên quan đến công cụ của bên thứ ba và người tham gia cuộc họp tự động.
- Xem lại hướng dẫn bảo mật của công ty bạn về việc ghi và lưu trữ dữ liệu cuộc họp.
- Tham khảo ý kiến bộ phận CNTT hoặc các bên liên quan về các yêu cầu tuân thủ.
Zoom Bots và các trường hợp sử dụng phổ biến
Bot Zoom có thể được sử dụng theo nhiều cách sáng tạo khác nhau để nâng cao năng suất và hiệu quả của cuộc họp. Sau đây là một số ứng dụng phổ biến nhất mà các tổ chức và cá nhân sử dụng Zoom bots:
Phiên âm tự động
Tự động hóa bản ghi chép Zoom là trường hợp sử dụng phổ biến nhất vì hầu hết mọi người đều cần bản ghi chép. Bản ghi chép được sử dụng theo nhiều cách, bao gồm cả việc làm nổi bật những hiểu biết sâu sắc và mục hành động quan trọng nhất từ cuộc gọi. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các chuyên gia từ xa có 2-4 cuộc gọi mỗi ngày. Bạn càng có nhiều cuộc gọi, bạn càng có nhiều dữ liệu để sắp xếp. Bản ghi chép thời gian thực với khả năng xem bản ghi chép đầy đủ sau cuộc gọi là một công cụ tiết kiệm thời gian thực sự.
Nhắc nhở và Lên lịch cuộc họp
Các bot nhắc nhở và lập lịch họp giúp tự động hóa các khía cạnh hành chính của các cuộc họp Zoom. Các bot này có thể gửi lời nhắc tự động cho người tham gia trước các cuộc họp, theo dõi sự tham dự và thậm chí giúp điều phối lịch trình trên các múi giờ khác nhau. Một số bot lập lịch nâng cao cũng có thể tích hợp với các ứng dụng lịch để tự động đề xuất thời gian họp dựa trên sự sẵn sàng của người tham gia. Trường hợp sử dụng này thường phổ biến trong các trường đại học và trường học, nơi hàng chục người tham gia trong một cuộc gọi.
Sự tham gia của người tham gia, như thăm dò ý kiến
Các bot tương tác tăng cường tương tác của người tham gia trong các cuộc họp bằng cách tự động quản lý các cuộc thăm dò, khảo sát và phiên hỏi đáp. Các bot này có thể tạo và khởi chạy các cuộc thăm dò vào những thời điểm được xác định trước, thu thập phản hồi theo thời gian thực và thậm chí tạo ra các phân tích tức thời về kết quả. Một số bot tương tác nâng cao có thể theo dõi mức độ tham gia và đề xuất tăng cường sự tham gia của khán giả.
Tích hợp với các ứng dụng khác
Bot tích hợp giúp kết nối các cuộc họp Zoom với các công cụ và nền tảng kinh doanh thiết yếu khác. Các bot này có thể tự động đồng bộ hóa ghi chú cuộc họp với phần mềm quản lý dự án, cập nhật hệ thống CRM bằng thông tin người tham dự hoặc đẩy các mục hành động đến các công cụ quản lý tác vụ. Ví dụ: sau một cuộc họp, bot có thể trích xuất các mục hành động và gửi chúng đến Notion, Asana hoặc Linear.
Câu hỏi thường gặp
Zoom có cho phép sử dụng Bot Zoom không?
Có, Zoom chính thức cho phép bot đăng nhập thông qua nền tảng Marketplace và API của họ. Tuy nhiên, các nhà phát triển phải tuân theo các hướng dẫn và yêu cầu bảo mật của Zoom. Các tổ chức có thể có chính sách riêng hạn chế việc sử dụng bot.
Bot Zoom có ghi lại video hoặc âm thanh không?
Các bot Zoom có thể ghi lại video và âm thanh nếu được lập trình cụ thể để làm như vậy và được cấp quyền thích hợp. Tuy nhiên, khả năng này tùy thuộc vào cài đặt của người tổ chức cuộc họp, sự đồng ý của người tham gia và luật ghi âm tại địa phương. Một số tổ chức hạn chế các tính năng ghi âm vì lý do riêng tư.
Những người tham gia khác có thể thấy tôi đang sử dụng Zoom Bot không?
Tùy thuộc vào cách triển khai bot. Một số bot xuất hiện dưới dạng người tham gia cuộc họp với tên như “Bot” hoặc “Assistant”, trong khi những bot khác hoạt động ẩn trong nền. Người tổ chức cuộc họp nên thông báo cho người tham gia nếu có bất kỳ bot nào được sử dụng để duy trì tính minh bạch.
Liệu bot Zoom có an toàn và bảo mật để sử dụng không?
Các bot Zoom có thể an toàn khi được triển khai đúng cách với mã hóa, xác thực và tuân thủ các giao thức bảo mật. Tuy nhiên, tính an toàn của chúng phụ thuộc vào các hoạt động bảo mật của nhà phát triển, chính sách của tổ chức và cách họ kiểm tra các bot. Luôn xác minh các tính năng bảo mật của bot trước khi sử dụng.
Tôi có cần kỹ năng lập trình để thiết lập bot Zoom không?
Theo truyền thống, việc tạo ra các bot Zoom đòi hỏi kỹ năng lập trình và chuyên môn của nhà phát triển. Tuy nhiên, các công cụ như Tactiq cung cấp chức năng tương tự mà không cần bất kỳ yêu cầu lập trình nào. Điều này giúp người dùng thường xuyên có thể truy cập được, những người cần các tính năng phiên âm và tự động hóa cuộc họp.
Kết luận
Bot Zoom là một công cụ mạnh mẽ để tự động hóa và nâng cao các cuộc họp ảo, nhưng không phải lúc nào cũng cần thiết cho mọi người. Trong khi bot Zoom cung cấp khả năng tùy chỉnh và tích hợp rộng rãi, nhiều người dùng có thể đạt được mục tiêu của mình bằng các giải pháp hiện có hoặc các tính năng tích hợp của Zoom.
Quyết định sử dụng bot Zoom nên dựa trên nhu cầu cụ thể, yêu cầu kỹ thuật và chính sách của tổ chức. Đối với hầu hết người dùng, các công cụ của bên thứ ba cung cấp sự cân bằng tuyệt vời giữa chức năng và tính dễ sử dụng. Tuy nhiên, đối với các tổ chức có yêu cầu riêng hoặc nhu cầu tuân thủ cụ thể, bot Zoom tùy chỉnh vẫn là một lựa chọn có giá trị.
Cho dù bạn triển khai bot Zoom tùy chỉnh hay lựa chọn các giải pháp hiện có, điều quan trọng là phải chọn các công cụ giúp nâng cao năng suất cuộc họp trong khi vẫn đảm bảo tính bảo mật và tuân thủ các chính sách của tổ chức.
*Bài viết khác: Hướng dẫn cách đặt câu hỏi trên Zoom AI Companion khi cuộc họp đang diễn ra
