Công nghệ đám mây đang tăng tốc các doanh nghiệp ngày nay. Bằng cách cung cấp các giải pháp nhanh hơn và giá cả phải chăng hơn. Truyền thông kinh doanh, như một nền tảng thiết yếu cho bất kỳ công ty nào. Cũng đang nắm lấy sự đổi mới này. Ngày càng có nhiều nhà cung cấp dịch vụ đã cung cấp giải pháp thoại trên nền tảng đám mây. Cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Trong bài viết dưới đây, sẽ giúp bạn hiểu hệ thống điện thoại cloud là gì. Và cách thức hoạt động cho đến lý do tại sao chọn nó.
Hệ thống điện thoại đám mây là gì và hoạt động như thế nào
Hệ thống điện thoại đám mây (còn gọi là tổng đài đám mây, tổng đài được lưu trữ và hệ thống điện thoại được lưu trữ). Là hệ thống điện thoại VoIP có thể truy cập qua mạng IP dựa trên đám mây. Nó được phân phối hoàn toàn qua Internet. Và được quản lý hoàn toàn ngoài trang web, cắt giảm các khoản đầu tư trả trước cho cơ sở hạ tầng viễn thông. Việc triển khai và thiết lập là nhanh chóng và dễ dàng, giải phóng các công ty khỏi chi phí CNTT. Thông thường, bạn có thể mua dịch vụ điện thoại đám mây từ nhà cung cấp dịch vụ và thanh toán trên cơ sở đăng ký.
Sơ đồ bên dưới là một luồng đơn giản hóa. Về cách thức hoạt động của một hệ thống điện thoại đám mây:
Nói một cách đơn giản, với hệ thống điện thoại doanh nghiệp được lưu trữ trên đám mây. Bạn thực hiện và nhận cuộc gọi bằng điện thoại IP, điện thoại di động hoặc các thiết bị khác. Và lưu lượng thoại được truyền qua kết nối Internet được kết nối với các trung tâm dữ liệu ngồi trong đám mây.
Lợi ích của hệ thống điện thoại đám mây là gì?
Các doanh nghiệp hiểu biết đang tham gia chuyển sang hệ thống điện thoại đám mây vì nhiều lý do.
1. Tiết kiệm chi phí & Bằng chứng trong tương lai
Mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty nhỏ hơn. Muốn cắt giảm chi phí hoạt động nhiều nhất có thể. Hệ thống điện thoại đám mây là một lựa chọn thân thiện với ngân sách. Vì nó giúp giảm đáng kể các khoản đầu tư trả trước cho thiết bị. Và chi phí bảo trì thường xuyên. Trong hầu hết cài đặt hệ thống điện thoại đám mây, chi phí vốn duy nhất là mua điện thoại IP. Hệ thống điện thoại đám mây thường hoạt động trên cơ sở mỗi người dùng đơn giản. Để doanh nghiệp có thể mở rộng công suất bằng cách mua giấy phép mới. Hệ thống luôn sẵn sàng phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn. Mặt khác, theo mô hình định giá như vậy, công ty có khả năng dự đoán lớn hơn về hệ thống điện thoại của họ và kiểm soát ngân sách tốt hơn.
2. Yêu cầu bảo trì và quản lý hạn chế
Được lưu trữ ngoài trang web, một hệ thống điện thoại đám mây được quản lý tập trung. Bởi các nhà cung cấp dịch vụ điện thoại, đòi hỏi ít chuyên môn kỹ thuật và nhân viên CNTT từ khách hàng. Để thiết lập và định cấu hình hệ thống. Trách nhiệm giữ cho hệ thống được cập nhật cũng chuyển từ khách hàng sang nhà cung cấp dịch vụ. Và các doanh nghiệp luôn có một hệ thống điện thoại hiện tại mà không cần dành ngân sách và tài nguyên để duy trì. Quản trị hệ thống điện thoại đám mây cũng được đơn giản hóa miễn là bạn có kết nối Internet. Rất hữu ích cho các công ty có văn phòng ở các địa điểm khác nhau. Quản trị viên CNTT có thể thay đổi cài đặt người dùng thông qua giao diện web mọi lúc, mọi nơi, chỉ với vài cú nhấp chuột.
3. Tính cơ động & linh hoạt theo địa lý
Với một hệ thống điện thoại đám mây, trụ sở chính, văn phòng chi nhánh và nhân viên làm việc từ xa. Đều có thể được thống nhất, tận hưởng các tính năng tương tự và liên tục kinh doanh.
Đối với nhân viên từ xa, văn phòng là bất cứ nơi nào họ làm cho nó miễn là có kết nối Internet.
Một số nhà cung cấp dịch vụ hệ thống điện thoại đám mây. Cung cấp các ứng dụng điện thoại mềm miễn phí cho phép nhân viên sử dụng không chỉ điện thoại IP. Mà cả máy tính để bàn và điện thoại thông minh làm tiện ích mở rộng văn phòng. Để thực hiện và nhận cuộc gọi. Cho phép nhân viên làm việc tại nhà, khi đang di chuyển. Hoặc ở chế độ đầy đủ Công nhân thời gian từ xa. Ngoài ra, hệ thống điện thoại đám mây. Giúp dễ dàng kết nối các văn phòng phân tán theo địa lý. Trong một hệ thống điện thoại và quản trị viên có thể quản lý nó từ bất kỳ vị trí nào.
4. Truyền thông hợp nhất
Hệ thống điện thoại đám mây là một yếu tố hoàn hảo của truyền thông hợp nhất. Truyền thông hợp nhất là tất cả về việc làm cho vô số các kênh truyền thông. Và các tùy chọn thành một điểm truy cập duy nhất. Truyền thông hợp nhất trên đám mây dẫn đến giao tiếp phù hợp và thuận tiện hơn với các trường đại học và khách hàng. Bằng cách cho phép họ sử dụng các kênh ưa thích của họ.
Ví dụ, khi bạn đang thực hiện một cuộc gọi điện thoại qua điện thoại mềm để bàn và phải rời đi một lúc. Thay vì phải cúp điện thoại, bạn có thể chuyển tiếp cuộc gọi đến điện thoại di động của mình và tiếp tục trò chuyện. Một số nhà cung cấp cũng cung cấp các giá trị trong cộng tác nâng cao. Chẳng hạn như nhắn tin tức thì, hiện diện, tích hợp CRM và hơn thế nữa.
Các tính năng tiện dụng của hệ thống điện thoại đám mây
1. Chuyển tiếp cuộc gọi
Là một tính năng cơ bản của hệ thống điện thoại, chuyển tiếp cuộc gọi. Cho phép cuộc gọi đến đến một địa điểm được chỉ định trong các điều kiện khác nhau. Như khi Khi Busy,, Không có Trả lời, và Luôn luôn. Chẳng hạn, bạn có thể chọn không trả lời cuộc gọi và chuyển tiếp cuộc gọi cho đồng nghiệp hoặc thư thoại.
2. AutoCLIP
AutoCLIP là một trợ giúp tuyệt vời để xử lý các cuộc gọi trở lại. Đây là trường hợp. Một nhân viên bán hàng đã gọi cho khách hàng của mình nhưng cuộc gọi đã không được nhận. Vài phút sau, khách hàng của anh gọi lại. Vì thông tin của anh ta đã được lưu trữ, cuộc gọi của anh ta sẽ được chuyển trực tiếp đến nhân viên bán hàng.
3. SIP Forking
SIP forking đề cập đến quá trình chuyển đổi từ chối một cuộc gọi đến nhiều điểm cuối SIP. Với SIP Forking, nhiều điểm cuối SIP có thể được đăng ký thành một số máy nhánh, vì vậy cuộc gọi đến có thể đổ chuông nhiều thiết bị đầu cuối cùng một lúc và bạn có thể nhận cuộc gọi từ bất kỳ thiết bị nào.
4. Ring Group
Ring Group được sử dụng để phân phối các cuộc gọi hiệu quả giữa các nhân viên trong các bộ phận cụ thể. Khi có cuộc gọi đến, tất cả các điện thoại trong nhóm sẽ đổ chuông liên tục hoặc đồng thời, tùy thuộc vào chiến lược đổ chuông bạn chỉ định.
5. Nhạc chuông riêng biệt
Nhạc chuông riêng biệt phân biệt các cuộc gọi từ các tuyến đường trong nước khác nhau. Các cuộc gọi đến từ các tuyến trong nước khác nhau sẽ phát nhạc chuông được cấu hình sẵn. Khi người dùng nghe nhạc chuông, anh ấy / cô ấy có thể nhận thấy ý định của cuộc gọi đến.
6. Danh sách đen & Danh sách trắng
Danh sách đen được sử dụng để chặn các cuộc gọi đến và / hoặc cuộc gọi đi. Trong khi những người trong Danh sách trắng được phép gọi / gọi hoặc cả hai bất kể cài đặt danh sách đen. Blacklist & Whitelist giải phóng các doanh nghiệp khỏi các cuộc gọi phiền toái và xây dựng một hệ thống điện thoại an toàn hơn.
Hệ thống điện thoại đám mây có phù hợp với bạn không. Và khi nào là thời điểm tốt để chuyển đổi?
Dưới đây là danh sách các doanh nghiệp có thể tìm thấy một hệ thống điện thoại đám mây phù hợp hoàn hảo:
- Doanh nghiệp thiếu nhân viên CNTT và tránh bảo trì thiết bị PBX
- Các doanh nghiệp theo mùa với nhu cầu liên lạc biến động
- Các công ty hoạt động tại nhiều trang web
- Khởi nghiệp đang phát triển nhanh chóng với nhu cầu năng lực trong tương lai không thể đoán trước
- Các doanh nghiệp có một số nhân viên làm việc từ xa và nhân viên từ xa
- Các công ty thiếu không gian văn phòng truyền thống
Chuyển sang một hệ thống điện thoại dựa trên đám mây không phải là một đề xuất khó khăn. Trước khi thực hiện di chuyển, điều quan trọng là phải đánh giá nhu cầu và giá trị chính của các tùy chọn của bạn:
- Bạn dự kiến có bao nhiêu nhân viên trên hệ thống của bạn?
- Bạn có dự đoán tăng trưởng người dùng trong ngắn hạn?
- Làm thế nào tinh vi là nhu cầu quản lý cuộc gọi?
- Thủ tục khởi nghiệp và chi phí là gì?
- Làm cách nào bạn có thể sử dụng các thiết bị hiện có của mình với hệ thống điện thoại đám mây mới?
- Có lệ phí dựa trên việc sử dụng được tính ngoài tỷ lệ hàng tháng?
- Bạn có dựa vào các dịch vụ dựa trên đám mây khác và chúng có thể tích hợp với hệ thống điện thoại đám mây không?
