Ghi chú trong cuộc họp tưởng chừng như là một nhiệm vụ đơn giản, nhưng lại dễ dàng trở thành một thách thức lớn. Chỉ cần một khoảnh khắc mất tập trung, bạn có thể bỏ lỡ những chi tiết quan trọng. Việc vừa lắng nghe, vừa ghi chép, và cố gắng tham gia vào cuộc thảo luận không chỉ làm giảm sự tập trung mà còn cản trở khả năng đóng góp ý kiến. Sau cuộc họp, bạn lại đối mặt với áp lực tổng hợp ghi chú, xác định các bước hành động và gửi báo cáo — một chuỗi công việc khiến năng suất giảm sút đáng kể.
Thế nhưng, công cụ ghi chú AI ra đời để giải quyết vấn đề này. Với khả năng tự động ghi lại nội dung cuộc họp và tóm tắt thông tin chính, công cụ này giúp bạn tập trung hoàn toàn vào cuộc trò chuyện mà không lo bỏ sót bất kỳ chi tiết nào. Trong bài viết này, hãy cùng khám phá cách công cụ ghi chú AI không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả làm việc, giúp các cuộc họp trở nên mượt mà và hiệu quả hơn bao giờ hết.
Cách công cụ ghi chú AI hoạt động
Mặc dù các mô hình AI sáng tạo thường nổi tiếng với khả năng tạo nội dung từ lời nhắc, nhưng khả năng tóm tắt thông tin của chúng cũng cực kì phần ấn tượng. Sử dụng công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP), các công cụ AI có thể chuyển đổi những nội dung dài thành bản tóm tắt ngắn gọn, tập trung vào các ý chính.
Công cụ ghi chú AI tận dụng bản ghi cuộc trò chuyện làm đầu vào, từ đó tạo ra bản tóm tắt các nội dung đã thảo luận và xác định những mục hành động quan trọng dựa trên ngữ cảnh. Thông thường, các công cụ ghi chú AI yêu cầu có bản ghi đầy đủ của cuộc họp để thực hiện việc này. Tuy nhiên, một số công cụ hiện đại như Zoom AI Companion còn có thể tạo bản tóm tắt chỉ dựa trên bản ghi tạm thời, giúp tiết kiệm thời gian và giảm phụ thuộc vào việc ghi lại toàn bộ nội dung.
Tại sao nên sử dụng công cụ ghi chú AI trong các cuộc họp?
Việc ghi chú và chia sẻ các nội dung thảo luận hay mục hành động sau cuộc họp thường chiếm nhiều thời gian làm việc. Theo khảo sát của Morning Consult*, gần 75% nhà lãnh đạo nhóm cho biết họ thực hiện những nhiệm vụ này ít nhất vài lần mỗi tuần, và 48% cảm thấy họ dành nhiều thời gian cho việc ghi chú hơn mức mong muốn.
Công cụ ghi chú AI không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn mang lại nhiều lợi ích khác. Dưới đây là một số lý do để bạn cân nhắc sử dụng:
Giảm áp lực làm nhiều việc cùng lúc
Ghi chú thủ công thường khiến bạn mất tập trung và khó tham gia thảo luận một cách trọn vẹn. Với công cụ ghi chú AI, bạn có thể tập trung hoàn toàn vào nội dung cuộc họp mà không cần bận tâm đến việc ghi chép.
Không bỏ lỡ thông tin quan trọng
Bạn có từng bỏ lỡ một phần cuộc họp khi phải tạm rời đi chưa? Công cụ ghi chú AI hoạt động không ngừng nghỉ, đảm bảo bạn luôn có bản tóm tắt đầy đủ, kể cả khi bạn không tham dự toàn bộ cuộc họp.
Tối ưu hóa thời gian làm việc
Sau mỗi cuộc họp, thay vì mất thêm thời gian để chỉnh sửa và sắp xếp ghi chú, bạn sẽ có ngay bản tóm tắt do AI hỗ trợ, sẵn sàng chia sẻ với đồng nghiệp.
Cập nhật nhanh chóng các cuộc họp bị lỡ
Lịch trình bận rộn đôi khi khiến bạn không thể tham dự một số cuộc họp. Thay vì dựa vào ghi chú từ đồng nghiệp, công cụ ghi chú AI có thể cung cấp bản tóm tắt chi tiết, giúp bạn nhanh chóng bắt kịp thông tin.
Công cụ ghi chú AI không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả công việc, đảm bảo bạn luôn cập nhật đầy đủ thông tin để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.
Tận dụng tính năng tóm tắt cuộc họp của AI Companion để ghi chú
Bạn có biết rằng mình có thể sử dụng các tính năng ghi chú được hỗ trợ bởi AI ngay trong các cuộc họp trên Zoom? Với AI Companion, các ghi chú tự động sẽ được gửi trực tiếp đến hộp thư của bạn sau mỗi cuộc họp, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu công việc.
AI Companion được tích hợp miễn phí trong các tài khoản Zoom bản quyền đủ điều kiện, mang lại cho bạn mọi tiện ích mà không cần trả thêm chi phí. (Nếu bạn chưa có gói Zoom trả phí, hãy nâng cấp Zoom ngay hôm nay để khai thác tối đa lợi ích từ công cụ này.)
Tóm tắt cuộc họp là một trong những tính năng được yêu thích nhất của AI Companion. Trong ba tháng qua, hơn 2,8 triệu bản tóm tắt cuộc họp đã được AI Companion tạo ra, giúp hàng ngàn người dùng không còn phải mất thời gian ghi chú thủ công!
Những điều bạn nhận được từ bản tóm tắt cuộc họp của AI Companion
✔ Tự động tóm tắt từ bản ghi tạm thời
Không cần ghi lại toàn bộ cuộc họp! AI Companion sử dụng bản ghi lời thoại tạm thời để tạo ra một bản tóm tắt chi tiết, đầy đủ thông tin quan trọng.
✔ Sắp xếp thông tin theo chủ đề
Các bản tóm tắt được tổ chức rõ ràng theo từng chủ đề, bao gồm nội dung thảo luận và danh sách những người phát biểu, giúp bạn dễ dàng nắm bắt các ý chính.
✔ Xác định các bước hành động tiếp theo
AI Companion tự động nhận diện các bước cần thực hiện hoặc các mục hành động quan trọng từ nội dung cuộc họp, đảm bảo không điều gì bị bỏ sót.
✔ Tóm tắt nhanh gọn và dễ tiếp cận
Nếu bạn chỉ muốn một cái nhìn tổng quan, phần tóm tắt ngắn gọn sẽ được hiển thị ở đầu bản tóm tắt, giúp bạn nắm bắt nội dung chính trong vài giây.
✔ Hỗ trợ ngôn ngữ mở rộng cho đội ngũ toàn cầu
AI Companion hiện đã mở rộng khả năng tóm tắt cuộc họp bằng 32 ngôn ngữ bổ sung ngoài tiếng Anh (đang trong giai đoạn xem trước), giúp các đội nhóm toàn cầu dễ dàng hơn trong việc giao tiếp và quản lý thông tin.
Bạn đã sẵn sàng sử dụng AI Companion để tối ưu hóa việc ghi chú trong các cuộc họp và nâng cao năng suất cả ngày làm việc chưa? Đừng quên tham khảo hướng dẫn sử dụng chi tiết Zoom AI Companion 2.0 để biết thêm chi tiết và khai thác tối đa công cụ hữu ích này!
