Hội nghị trực tuyến mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Để tổ chức thành công một buổi hội nghị trực tuyến, doanh nghiệp cần phải biết cách thiết lập phòng họp sao cho phù hợp và hiệu quả. Bài viết dưới đây sẽ đưa ra những cách thiết lập phòng họp trực tuyến đơn giản cho phòng họp vừa.
Những thiết bị cần thiết để thiết lập phòng họp trực tuyến
1. Webcam hội nghị
Webcam là loại thiết bị ghi hình kỹ thuật số được kết nối với máy tính để truyền trực tiếp hình ảnh mà nó ghi được đến một máy tính khác hoặc truyền lên một website nào đó thông qua mạng Internet. Khi gọi video, webcam sẽ thu lại và phát hình ảnh của bạn và người tham gia. Một chiếc webcam tốt sẽ giúp hỗ trợ chất lượng hình ảnh HD rõ ràng và độ sắc nét cao. Một số model webcam cho bạn tham khảo:
2. Loa hội nghị kèm micro
Loa hội nghị là những thiết bị loa được dùng hỗ trợ cho âm thanh hội nghị. Thiết bị sẽ được sử dụng trong các không gian hội nghị yêu cầu sự tập trung cao và độ phủ âm tốt. Đảm bảo mang lại chất lượng âm thanh tối ưu, HD, rõ ràng. Giúp cho hội nghị diễn ra thành công, thuận lợi. Một số model loa hội nghị kèm mic cho bạn tham khảo:
3. Điện thoại hội nghị
Điện thoại hội nghị là giải pháp hội nghị có kèm mic ngoài có độ nhậy cao, có thể thu âm thanh từ xa và có loa ngoài phát ra lớn cho cả phòng cùng nghe. Một số model điện thoại hội nghị cho bạn tham khảo:
Gợi ý cách thiết lập phòng họp trực tuyến cho phòng họp vừa
1. Chuẩn bị
Trước khi thiết lập phòng họp trực tuyến, bạn cần xác định quy mô phòng họp, số lượng người tham gia. Đa phần các doanh nghiệp thường tận dụng phòng họp giao ban làm nơi họp trực tuyến. Do đó, bạn cần xác định quy mô phòng họp để lựa chọn thiết bị họp trực tuyến phù hợp.
Sau khi đã xác định xong quy mô của phòng họp, bạn tiến hành chuẩn bị thiết bị phần cứng và phần mềm để hỗ trợ hội nghị trực tuyến:
- Nếu họp trực tuyến qua phần mềm như Zoom, Zalo, Skype,… thì chỉ cần một chiếc laptop và kết nối mạng Internet. Nếu phòng họp nhiều người tham gia, bạn có thể lắp đặt thêm các máy chiếu để mọi người nhìn rõ hơn.
- Nếu họp trực tuyến qua phần cứng thì sẽ cần thêm một số công cụ. Ví dụ như webcam, micro, Camera, Remote, loa, bộ nguồn và dây cáp đi kèm, codec, MCU, laptop, tivi,… Ứng dụng họp trực tuyến miễn phí phổ biến hiện nay như Zoom, Google Meet, Skype,…Lựa chọn giữa các đầu cầu cần đồng bộ, dùng chung một phần mềm. Bạn có thể sử dụng wifi, 4G,… Tuy nhiên, bạn nên sử dụng mạng Lan để duy trì tín hiệu ổn định cho cuộc họp.
2. Tiến hành lắp đặt
Sau khi đã hoàn thành xong bước số một, bạn sẽ tiến hành lắp đặt phòng họp. Bạn cần xác định vị trí người chủ trì để lắp đặt các thiết bị sao cho phù hợp. Kiểm tra hệ thống ánh sáng, âm thanh, có cổng USB hay 3.5 hoặc sử dụng “Plug and play” chỉ cần một vào thao tác thiết đặt chọn đầu vào là có thể kết nối nhanh chóng. Lưu ý, nên chọn vị trí có đủ ánh sáng và tránh những nội thất gây chói mắt người tham gia cuộc họp.
Sau đó, bạn tiến hành lắp đặt loa hoặc micro hội nghị để hỗ trợ quá trình trao đổi. Khi setup phòng họp trực tuyến, bạn cần lắp đặt camera 4K, có độ phân giải cao, cho chất lượng hình ảnh và âm thanh HD đạt chuẩn. Lắp đặt thêm màn hình Tivi HD hoặc máy chiếu để hỗ trợ quá trình chia sẻ nội dung, tài liệu cuộc họp.
3. Thử nghiệm
Thử nghiệm là bước cuối cùng trong các cách thiết lập phòng họp trực tuyến. Đây là bước quan trọng để đánh giá chất lượng cuộc họp. Bạn có thể chạy chương trình trên máy tính để bắt đầu cuộc họp hoặc gọi thử một cuộc gọi trên phần mềm họp trực tuyến. Để xem hình ảnh đã rõ ràng, sắc nét chưa, có phù hợp với nhu cầu hay gặp vấn đề gì trục trặc không. Rồi từ đó rút ra kinh nghiệm và thay đổi mô hình lắp đặt sao cho phù hợp nhất.
Trên đây là những cách thiết lập phòng họp trực tuyến đơn giản cho phòng họp vừa. Nếu bạn cần hỗ trợ tư vấn thêm về cách bố trí phòng họp cũng như lựa chọn thiết bị hội nghị, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline 1900099978 để được tư vấn cụ thể nhé!
