Bạn đã bao giờ phải đối mặt với một hộp thư trống hoặc một bản nháp email dang dở khiến bạn rơi vào trạng thái trì hoãn chưa? Việc soạn thảo email, cập nhật dự án, hay viết chương trình họp đôi khi có thể trở thành những nhiệm vụ đáng sợ, chiếm mất thời gian quý báu trong ngày làm việc của bạn. Đó chính là lúc các công cụ viết AI trở thành người trợ thủ đắc lực. Không chỉ giúp bạn hoàn thành các công việc viết lách nhanh hơn, chúng còn giải phóng thời gian để bạn tập trung vào những việc quan trọng hơn.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá 5 cách mà công cụ viết AI có thể cải thiện năng suất làm việc và giúp bạn hoàn thành danh sách việc cần làm một cách hiệu quả.
Công cụ viết AI là gì?
Để hiểu cách hoạt động và chức năng của các công cụ viết AI, bạn cần làm quen với các thuật ngữ như “AI tạo sinh” và “mô hình ngôn ngữ lớn” (LLM). Dưới đây là phần tóm tắt ngắn gọn:
- AI tạo sinh là một loại trí tuệ nhân tạo có khả năng tạo ra nội dung mới như văn bản, hình ảnh, âm nhạc, v.v. Những mô hình này được đào tạo trên dữ liệu hiện có để nhận diện các mẫu và sử dụng chúng nhằm tạo ra nội dung đa dạng.
- Mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) là một dạng AI tạo sinh tập trung vào việc tạo văn bản. LLM được đào tạo từ lượng lớn dữ liệu văn bản, sau đó sử dụng kiến thức đã học để dự đoán và sắp xếp các từ sao cho văn bản tạo ra trôi chảy và tự nhiên. Một ví dụ nổi bật của LLM là ChatGPT, nhưng ngoài ra còn có rất nhiều mô hình khác.
Công cụ viết AI ứng dụng LLM để tạo ra văn bản dựa trên lời nhắc hoặc yêu cầu của con người. Nói một cách đơn giản, bạn chỉ cần cung cấp thông tin về loại nội dung mình muốn (đầu vào), và công cụ AI sẽ tạo ra một đoạn văn bản hoàn chỉnh (đầu ra) phù hợp với yêu cầu đó.
Công cụ viết AI có thể hỗ trợ gì?
Công cụ AI tạo sinh mang lại khả năng soạn thảo gần như mọi loại nội dung, từ những tin nhắn ngắn gọn như bài đăng mạng xã hội, email, nội dung quảng cáo, đến những văn bản dài hơn như thư gửi công ty bảo hiểm hoặc các tài liệu kinh doanh. Dưới đây là một số lợi ích tiêu biểu khi sử dụng AI để tạo nội dung chất lượng cao:
1. Tiết kiệm thời gian cho bản nháp đầu tiên
Bắt đầu công việc viết lách đôi khi là bước khó khăn nhất, đặc biệt khi bạn đối mặt với một trang giấy trắng. Công cụ viết AI có thể tạo ra bản nháp đầu tiên chỉ trong vài giây. Dù nội dung ban đầu chưa hoàn toàn chính xác, nhưng nó sẽ cung cấp cơ sở để bạn chỉnh sửa hoặc phát triển. Việc điều chỉnh bản nháp sẵn có thường dễ dàng hơn nhiều so với việc bắt đầu từ con số không. Bạn cũng có thể bổ sung thêm chi tiết vào yêu cầu và để AI tạo ra một bản nháp khác sát với nhu cầu hơn.
2. Xử lý các công việc viết lách lặp đi lặp lại
Việc soạn thảo hàng loạt email bán hàng hoặc các tin nhắn trò chuyện tiếp theo thường tốn nhiều thời gian và dễ gây nhàm chán. Với công cụ viết AI, bạn có thể hoàn thành những tin nhắn này trong tích tắc, cá nhân hóa nội dung để phù hợp với từng người nhận mà không mất nhiều công sức.
3. Tạo ra giọng điệu phù hợp
Cách bạn giao tiếp với Giám đốc điều hành sẽ khác với cách bạn trò chuyện với đồng nghiệp. Dù nội dung có thể giống nhau, giọng điệu của văn bản cần được điều chỉnh để phù hợp với đối tượng và ngữ cảnh. Công cụ viết AI không chỉ tạo nội dung mà còn có thể lựa chọn từ ngữ phù hợp để thể hiện giọng điệu “thuyết phục,” “thân thiện,” hoặc “nghiêm túc” tùy theo yêu cầu.
4. Khơi nguồn cảm hứng sáng tạo
Nếu bạn đang bị “bí” ý tưởng khi soạn email hoặc nghĩ dòng tiêu đề, công cụ viết AI có thể gợi ý những cách diễn đạt mới mẻ. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu AI “tạo dòng tiêu đề email chơi chữ về sản phẩm ABC Widgets” hoặc “soạn email đề cập sở thích trượt tuyết của khách hàng.” Những gợi ý từ AI có thể kích thích ý tưởng mới hoặc giúp bạn đổi mới phong cách giao tiếp của mình.
5. Tối ưu hóa sức lực cho công việc sáng tạo
Những công việc lặp đi lặp lại có thể khiến bạn cảm thấy mệt mỏi và giảm năng suất. Khi để AI hỗ trợ việc viết lách, bạn có thể dành thời gian và sức lực cho các nhiệm vụ đòi hỏi tư duy phê phán và khả năng sáng tạo, những yếu tố mà máy móc không thể thay thế con người.
Với sự hỗ trợ của công cụ viết AI, bạn không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc, giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.
Hướng dẫn sử dụng công cụ viết AI
Trình viết AI phù hợp nhất chính là công cụ tích hợp liền mạch vào quy trình làm việc, giúp bạn tăng năng suất đáng kể. Tùy thuộc vào loại nội dung cần tạo, bạn có thể chọn công cụ hoặc ứng dụng được thiết kế chuyên biệt, từ việc soạn thảo bài đăng blog, viết quảng cáo, mô tả sản phẩm, chiến dịch tiếp thị đến nội dung sự kiện.
Nếu bạn cần trợ giúp trong các nhiệm vụ viết lách hàng ngày như soạn email hay tin nhắn trò chuyện, thì trợ lý AI tích hợp ngay trong những công cụ bạn thường xuyên sử dụng sẽ là lựa chọn tối ưu.
Hầu hết các công cụ viết AI đều có cách sử dụng tương tự. Bạn thường sẽ thấy một hộp văn bản để nhập yêu cầu (lời nhắc) và một khu vực hiển thị nội dung được tạo. Dưới đây là các bước cơ bản để khai thác công cụ này hiệu quả:
1. Nhập lời nhắc chi tiết
Bắt đầu bằng cách cung cấp một số hướng dẫn cụ thể, bao gồm chủ đề và giọng điệu của nội dung bạn cần. Ví dụ: “Viết email cho khách hàng tiềm năng để yêu cầu họ lên lịch một cuộc họp thảo luận về sản phẩm mới của chúng tôi, ABC Widgets. Sử dụng giọng điệu thân thiện và chuyên nghiệp.”
2. Đánh giá nội dung do AI tạo
Công cụ sẽ tạo nội dung dựa trên lời nhắc của bạn. Đọc kỹ tin nhắn để đảm bảo nó đáp ứng yêu cầu, chẳng hạn như:
- Nội dung đã bao gồm lời yêu cầu thời gian họp chưa?
- Lời văn có đúng như bạn mong muốn không?
3. Chỉnh sửa để cá nhân hóa
Điều chỉnh nội dung để phù hợp với phong cách viết của bạn. Bạn có thể sửa đổi từ ngữ hoặc thêm chi tiết cá nhân hóa để tạo dấu ấn riêng. Nếu chưa hài lòng, hãy cung cấp thêm hướng dẫn chi tiết. Ví dụ: “Làm cho tin nhắn dài hơn” hoặc “Sử dụng giọng điệu thân thiện hơn.”
4. Hoàn thiện và sử dụng
Khi bạn cảm thấy hài lòng với nội dung, hãy bấm gửi hoặc sao chép và dán tin nhắn vào ứng dụng mà bạn cần sử dụng.
Bằng cách áp dụng những bước trên, bạn không chỉ tối ưu hóa việc sử dụng AI mà còn tạo ra các nội dung chuyên nghiệp, hiệu quả trong thời gian ngắn.
✨Xem thêm: Khám phá bảng điều khiển phân tích AI Companion
Các tính năng hỗ trợ viết lách của Zoom AI
Nếu bạn muốn nâng cao khả năng giao tiếp và tăng hiệu quả công việc, Zoom AI Companion là giải pháp lý tưởng giúp bạn soạn thảo tin nhắn nhanh chóng trong Zoom Mail và Zoom Team Chat. Công cụ này giúp giảm bớt áp lực khi phải trả lời hàng loạt tin nhắn trong hộp thư và ứng dụng trò chuyện của bạn.
Vì AI Companion được tích hợp sẵn trong nền tảng Zoom (dành cho các gói đủ điều kiện) và không phải là một công cụ độc lập, bạn chỉ cần tìm biểu tượng AI Companion trong Team Chat hoặc Zoom Mail để bắt đầu. Hãy nhấp vào biểu tượng AI Companion để nhận hỗ trợ soạn thảo tin nhắn dựa trên lời nhắc bạn cung cấp, tận dụng ngữ cảnh từ các cuộc trò chuyện hoặc email trước đó. Với cách tiếp cận AI đa dạng của Zoom, công cụ này kết hợp nhiều mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) để mang lại nội dung có chất lượng cao và phù hợp với từng nhiệm vụ cụ thể.
Bạn hoàn toàn có thể:
- Xem lại, rút ngắn hoặc mở rộng bản nháp.
- Điều chỉnh giọng điệu của nội dung theo nhu cầu.
- Chỉnh sửa và cá nhân hóa tin nhắn để tạo dấu ấn riêng.
Hãy để các tính năng viết lách thông minh của Zoom AI Companion giúp bạn giảm tải công việc, từ đó dành nhiều thời gian và năng lượng hơn cho những nhiệm vụ quan trọng và ý nghĩa.
Nếu bạn mới sử dụng AI Companion, đừng quên tham khảo hướng dẫn bắt đầu để làm quen với công cụ này. Và nếu bạn chưa thử AI Companion, hãy lưu ý rằng công cụ này được cung cấp miễn phí kèm theo các gói Zoom trả phí đủ điều kiện. Người dùng Zoom Workplace Cơ bản có thể nâng cấp Zoom lên gói trả phí để trải nghiệm ngay hôm nay! Liên hệ: 028.777.98.999 để được hỗ trợ tốt nhất.
