5 bí quyết cho buổi hội nghị truyền hình thành công

Để tạo một buổi họp hội nghị truyền hình thành công, bạn đã đầu tư vào các thiết bị hội nghị truyền hình hàng đầu và xác định sẵn sàng một phòng hội nghị. Điều quan trọng là bạn muốn đem đến cho những người tham gia trải nghiệm hội họp tốt nhất có thể. Để đạt được kết quả hội nghị truyền hình chất lượng chuyên nghiệp như mong muốn, hãy xem xét các mẹo đơn giản sau:

1. Lựa chọn phòng

Chọn không gian họp có ít bề mặt phản chiếu. Đặc biệt là cửa sổ bên ngoài và các bề mặt kính lớn khác. Một căn phòng với nền đơn giản và tường sơn màu trung tính được xem là lý tưởng.

Nên tránh các hình ảnh lộn xộn trong tầm nhìn của máy ảnh. Bao gồm đồ đạc không cần thiết, dây điện, tác phẩm nghệ thuật, bản in đóng khung bằng kính phản chiếu, vật thể chuyển động (như rèm cửa),..Vì tất cả những điều này có thể gây mất tập trung cho người tham ở đầu bên kia của cuộc họp.

2. Vị trí đặt camera

Máy ảnh phải được đặt trên một bề mặt chắc chắn, ổn định để tránh bị va đập, hư hỏng. Với các giải pháp hội nghị truyền hình của Logitech như Logitech Tap, Camera MeetUp, ConferenceCam Connect, ….Thiết bị mang đến sự linh hoạt, hình ảnh rõ nét với phạm vi quan quát mở rộng.

Để thúc đẩy giao tiếp trực diện tự nhiên. Bạn nên đặt ống kính ngang tầm mắt để có tầm nhìn rõ nét về các thành viên đang tham gia cuộc họp. Trước tiên, hãy cố gắng lắp máy ảnh đúng tầm nhìn, sau đó lắp màn hình. Nếu cần, bạn có thể lắp máy ảnh ở trên hoặc dưới màn hình Tivi. Nhưng cố gắng tránh các góc dễ bị che khuất.

Lưu ý đến trường nhìn của máy ảnh (Field of View – FOV). Không nên ngồi quá gần máy ảnh. Bởi vì có thể bị che mất một phần hoặc che mất toàn bộ hình ảnh. Dẫn đến những người tham gia ở đầu bên kia không nhìn thấy bạn. Để tối ưu hóa tầm nhìn, hãy xem xét hướng của ống kính camera. Nên đặt camera theo một góc hơi hướng xuống. Hãy nhớ rằng camera luôn hiển thị mọi thứ ở trong tầm nhìn. Bao gồm tất cả những gì ở phía sau những người tham gia cuộc họp.

3. Vị trí loa

Để âm thanh truyền tải trong cuộc họp luôn rõ nét, hãy đặt loa ở giữa bàn. Với vị trí này, mọi người đều có thể nghe rõ âm thanh. Khả năng thu âm thanh của camera cũng đạt mức tốt nhất. Với các sản phẩm Micrô đi kèm loa có bán kính phạm vi rộng như: Micro mở rộng cho Logitech MeetUP, Mic mở rộng Yealink CPE80, Micro có dây Yealink CPE90,… Các sản phẩm này kết hợp với Camera cùng loại, tạo nên bộ đôi âm thanh hình ảnh chất lượng, hoàn hảo cho các buổi hội nghị. Đồng thời bạn cũng không phải băn khoăn trong việc lựa chọn sản phẩm nào khi sử dụng các bộ sản phẩm chất lượng từ các hãng sản xuất danh tiếng như Yealink, Logitech này.

Hãy lưu ý và loại bỏ bất kỳ thứ gì có thể chặn hoặc cản trở đường dẫn micrô / âm thanh. Chẳng hạn như máy tính xách tay hoặc các vật cản khác trên bàn hội nghị. Ngoài ra, người tham gia cuộc họp nên giảm thiểu những tiếng ồn gây mất tập trung như gõ bàn, mở lon nước ngọt hoặc xáo trộn giấy tờ,…

Nên sử dụng những vật liệu hấp thụ tiếng ồn thay cho các vật liệu phản xạ tiếng ồn. Chẳng hạn như dùng thảm trải sàn thay vì gạch lát sàn. Điều này sẽ giúp giảm âm vang trong cuộc họp, âm thanh được truyền tải rõ ràng hơn.

4. Ánh sáng

Để có một không gian họp trực tuyến hoàn hảo. Bạn cũng nên chú ý đến việc điều chỉnh ánh sáng trong phòng họp. Không gian họp được chiếu sáng đồng đều giúp camera thu được màu sắc, độ tương phản và độ nét video chính xác nhất. Nên sử dụng các đèn huỳnh quang có độ sáng tốt. Đảm bảo cung cấp đủ ánh sáng cho căn phòng.

Nên tránh ánh sáng mặt trời chói chang. Vì nó tạo ra sự tương phản rõ nét quá mức, gây ảnh hưởng đến chất lượng video. Tương tự, những loại ánh sáng gay gắt (như đèn spotlights) không nên chiếu thẳng vào ống kính máy ảnh. Hãy nhớ rằng bất kỳ nguồn sáng mạnh nào chiếu từ phía sau người tham gia cuộc họp đều có xu hướng tạo ra bóng đổ không mong muốn.

5. Chỗ ngồi

Nên sắp xếp ghế ngồi theo hình bán nguyệt hoặc hình chữ V trước Camera. Như vậy những người tham gia cuộc họp ở phía bên kia của cầu truyền hình có thể dễ dàng nhìn thấy và tương tác với mọi người trong phòng và không có ai bị cản tầm nhìn của Camera. Nếu chỉ có ít người tham gia vào cuộc họp, hãy cân nhắc ngồi gần ống kính Camera để có hình ảnh rõ nét hơn và tối đa hóa sự tương tác trực diện.

Một buổi hội nghị truyền hình thành công là kết quả của sự kết hợp giữa việc sử dụng các thiết bị chất lượng cao cùng với tập hợp các phương pháp tổ chức đơn giản, hiệu quả. Hãy chú ý đến các yếu tố như vị trí đặt Camera, cách sắp xếp chỗ ngồi để xây dựng thành công một phòng họp hiệu quả, cho khả năng tương tác cao giữa người họp.