Tổng đài điện thoại nội bộ và những điều cơ bản cần biết

Tổng đài điện thoại nội bộ và những điều cơ bản cần biết

Bạn có biết thống kê cho thấy, có tới 70% lưu lượng thoại trong công ty vừa và nhỏ là các cuộc gọi nội bộ.

Do đó, tổng đài điện thoại nội bộ được sử dụng khá nhiều

Đó cũng là lý do nhiều công ty cần đến tổng đài nội bộ.

Vậy tổng đài điện thoại nội bộ là gì? Việc lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ có dễ dàng không? Hãy cùng công ty TNHH Cung Ứng Ngọc Thiên tìm hiểu thêm nhé:

1. Tổng đài điện thoại là gì?

Tổng đài nội bộ là một hệ thống trung gian giúp kết nối trong nội bộ doanh nghiệp và giao tiếp ngoài doanh nghiệp

Việc lắp đặt tổng đài nội bộ giúp cho các đầu cuối gọi cho nhau và gọi ra ngoài trên một số đường thuê bao của các nhà cung cấp.

2. Phân loại đối tượng khách hàng lắp đặt tổng đài điện thoại

Đầu tiên, muốn sử dụng, bạn phải xem xét, công ty bạn phù hợp với loại hình tổng đài nào, bạn dùng tổng đài cho mục đích gì?

Ví dụ:

– Mua lắp đặt tổng đài điện thoại cho nhu cầu liên lạc trong công ty để các phòng ban gọi cho nhanh và gọi ra ngoài -> Với yêu cầu này bạn chọn dùng tổng đài analog là rẻ nhất

– Mua tổng đài phục vụ cho việc chăm sóc khách hàng, bán hàng trực tuyến -> Bạn sử dụng tổng đài IP

– Mua tổng đài cho dịch vụ hỗ trợ khách hàng, cho phép khách hàng truy vấn thông tin của doanh nghiệp -> Bạn chọn tổng đài hỗ trợ IVR nhiều cấp và nhiều mức (Tổng đài dịch vụ chăm sóc khách hàng)

Khi đã xác định được loạn hình tổng đài bạn định sử dụng xong, bạn sẽ dễ dàng liên hệ với nhà cung cấp để được tư vấn 1 cách hoàn chính nhất cho hệ thống của mình.

3. Đối với khách hàng mới nên dùng loại tổng đài nào?

Đối với khách hàng lắp đặt tổng đài là lắp mới hay thay tổng đài để lựa chọn loại tổng đài cho phù hợp và đạt hiệu năng sử dụng cao nhất.

 

tong-dai-dien-thoai-noi-bo-va-nhung-dieu-co-ban-can-biet483264
Ví dụ:

– Với khách hàng lắp đặt tổng đài điện thoại mới tinh:

  • Nên chọn tổng đài IP
  • Vì với tổng đài IP bạn không phải chạy hệ thống dây điện thoại riêng
  • Sử dụng ngay hệ thống dây mạng có sẵn để hoạt động
  • Như vậy chi phí chạy hệ thống mạng cũng giảm cho bạn được 30% chi phí đầu tư rồi

– Đối với khách hàng thay tổng đài có mạng thoại sẵn rồi

– Không yêu cầu tính năng cao cấp thì lựa chọn tổng đài Analog vẫn là giải pháp rẻ nhất

– Đối với khách hàng có mạng Lan rồi chưa có mạng điện thoại thì cũng như trên lựa chọn tổng đài IP

– Sẽ giúp bạn không phải chạy dây gì cả, mua tổng đài về cắm vào hệ thống là dùng được ngay.

4. Công ty có nhiều chi nhánh dùng loại tổng đài nào?

Nếu công ty bạn là công ty nhiều chi nhánh, hoặc tương lai sẽ có nhiều chi nhánh hoạt động

Có nhu cầu gọi nội bộ cao thì giải pháp lựa chọn tổng đài IP là phù hợp nhất:

  • Chi phí hợp lý
  • Không phải đầu tư nhiều

Sử dụng tổng đài điện thoại là một trong cách hướng đến sự chuyên nghiệp hóa

Và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, là sự lựa chọn thông minh trong nền kinh tế cạnh tranh gay gắt như hiện nay.