Những lưu ý khi lắp đặt tổng đài điện thoại IP

Những lưu ý khi lắp đặt tổng đài điện thoại IP

Lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ bạn cần chọn tổng đài điện thoại nào cho phù hợp. Điều này phụ thuộc vào nhu cầu lĩnh vực ngày nghề bạn đang hoạt động. Bạn đang phân vân chọn sản phẩm theo tiêu chí nào giữa những sản phẩm có chức năng và giá thành gần ngang nhau.

Trong phạm vi bài viết này, công ty TNHH Cung Ứng Ngọc Thiên. Sẽ tư vấn giúp bạn lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ theo chức năng. Khả năng mở rộng cùng với công nghệ hiện đại trong tương lai. Khả năng tích hợp với các ứng dụng khác. Thêm vào đó là những trang thiết bị cần thiết khi lắp đặt tổng đài điện thoại IP nội bộ cho doanh nghiệp.

Lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ nên chọn loại nào

1. Mục đích chỉnh để liên lạc nội bộ

Các hãng bạn nên lựa chọn tổng đài các hãng Siemens, Panasonic, LG phân loại theo số máy lẻ như sau:

1.1 Tổng đài điện thoại nội bộ có số lượng máy nhánh từ 30 tới 50 máy
  • Siemens Hipath 1150
  • Panasonic KX-TDA100, KX-TDA100D
  • LG LDK1248
1.2 Tổng đài điện thoại nội bộ có số lượng máy nhánh từ 50 tới 120 máy
  • Siemens Hipath 1190, Siemens Hipath 3550
  •  Panasonic KX-TDA100D, KX-TDA200
  • LG LDK300
1.3 Tổng đài điện thoại nội bộ có số lượng máy trên 120 máy
  • Siemens Hipath 3800
  • Panasonic KX-TDA600, KX-TDE600

Nếu bạn lắp đặt tổng đài điện thoại chỉ để liên lạc nội bộ và gọi ra ngoài đơn giản thông thường. Bạn có thể chọn loại tổng đài nào cũng có khả năng đáp ứng nhu cầu này. Hiện nay có khá nhiều hãng tổng đài ở Việt Nam từ thương hiệu cao cấp. Tới loại giá cả thấp từ Trung Quốc. Bạn nên lưu ý giá cả đi đôi với chất lượng. Tổng đài sử dụng cho doanh nghiệp liên lạc thường xuyên nên bạn chọn sản phẩm có thể sử dụng lâu dài. Chất lượng âm thanh thoại là điều đầu tiên bạn cần kiểm tra.

2. Mục đích chăm sóc khách hàng

Tổng đài dùng làm dịch vụ tư vấn chăm sóc khách hàng, các doanh nghiệp vận tải hay các hãng dịch vụ Taxi.

Bạn cũng có thể chọn các loại tổng đài khác diễn đàn tư vấn mà đều có các chức năng sau:

  • Khi nhận cuộc gọi hiện thị được số nội bộ, số từ bên ngoài gọi vào
  • Phân phối đều các cuộc gọi đến các máy nhánh tránh trường hợp một máy nghe quá nhiều
  • Thống kế cuộc gọi đến cuộc gọi đi hay gọi nhỡ và báo cáo các thông số cuộc gọi
  • Thông báo khi tất cả các máy nhánh đều đang bận thoại hay ngoài khung giờ hỗ trợ

Các loại tổng đài có thể đáp ứng được các yêu cầu trên là :

  • Tổng đài điện thoại Siemens
  • Tổng đài điện thoại Panasonic (Dòng TDA và TDE)
  • Tổng đài điện thoại LG

3. Tổng đài trung tâm chăm sóc khách hàng

Tổng đài tư vấn chuyên dụng như tổng đài cho các trung tâm chăm sóc khách hàng 1080, 18001091, 18001090

Bạn cần dùng tổng đài Callcenter để đáp ứng tốt nhất các tính năng chuyên nghiệp nhất. Loại tổng đài này bao gồm cả phần cứng và phần mềm tùy biến theo nhu cầu riêng từng doanh nghiệp lựa chọn.

Ví dụ: hệ thống tổng đài công ty vnsup.com đang sử dụng  là tổng đài Callcenter các bạn có thể tham khảo.Với số hotline 0899339028

4. Tổng đài công ty với nhiều chi nhánh

Dùng cho các công ty chuyên tư vấn khách hàng, doanh nghiệp vận tải, tập đoàn lớn. Các công ty có quy mô rộng khắp cả nước hay ra cả quốc tế. Diễn đàn tư vấn bạn nên dùng tổng đài điện thoại IP loại Siemens Hipath 4000, IP loại Siemens Hipath 3000. Các bạn có thể tham khảo các bài viết tiếp theo diễn đàn sẽ tư vấn chi tiết hơn về triển khai sử dụng tổng đài IP.

Lưu ý bạn nên sử dụng các thiết bị đồng bộ dễ lắp đặt thay thế mở rộng và các dòng sản phẩm phổ thông có linh phụ kiện bán riêng. Giúp bạn dễ dàng nhanh chóng sửa chữa trong khi sử dụng.

Quy trình lắp đặt tổng đài điện thoại IP gồm những gì?

Phạm vi bài viết sẽ chia sẻ bạn những thiết bị cần thiết cho  việc lắp đặt tổng đài điện thoại này.

1. Tổng đài điện thoại IP có những loại nào ?

Tổng đài IP có hai loại. 1 loại hệ thống sử dụng phần cứng và 1 loại hệ thống sử dụng phần mềm triển khai trên máy chủ trực tuyến – công nghệ điện toán đám mây.

2. Hệ thống tổng đài IP phần cứng

Lưu ý: có tích hợp Core tổng đài IP

2.1 Tổng đài điện thoại

IP Grandstream hoặc IP Mypbx

Lắp đặt tổng đài điện thoại IP Mypbx
Lắp đặt tổng đài điện thoại IP Mypbx
Lắp đặt tổng đài điện thoại IP Grandstream

2.2 Điện thoại IP

Tương thích công nghệ VoIP và SIP trunking

2.3 Bộ chuyển đổi Gateway

Nếu muốn sử dụng điện thoại nhánh công nghệ Analog

2.4 Dây nối mạng LAN nội bộ

Nếu các công ty ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động doanh nghiệp có trước hệ thống mạng LAN nội bộ thì không cần thêm một thống nào khác cho tổng đài IP

2.5 Phần mềm Softphone

Các đơn vị triển khai sẽ cung cấp miễn phí trong quá trình triển khai cài đặt hệ thống trên máy tính

2.6 Điện thoại IP hoặc tai nghe Headphone

Thiết bị tương tác nghe gọi của nhân viên chăm sóc khách hàng, nếu bạn có hệ thống máy tính có thể sử dụng tai nghe có mic nói rất đơn giản

2.7 Hệ thống đường truyền mạng

Bạn sử dụng cho nhiều chi nhánh và muốn chất lượng cuộc gọi đảm bảo cần có một hệ thống mạng truyền quang tốc độ cao

3. Hệ thống tổng đài IP phần mềm

3.1 Máy chủ Server

Mỗi đơn vị triển khai sẽ tư vấn bạn những hệ thống Server khác nhau. Chia sẻ bạn hệ thống tổng đài IP do vnsup.com triển khai cho một đơn vị khách hàng là hoàn toàn Online sử dụng công nghệ điện toán đám mây lưu trữ trực tuyến, gọi nội bộ hoàn toàn miễn phí, không giới hạn số lượng đồng thời cuộc gọi đến và cuộc gọi đi…

3.2 Card giao tiếp với bưu điện

Các thiết bị khác tương tự như tổng đài IP phần cứng trên từ 1.3 đến 1.7. Tuy nhiên có thể tùy biến phù hợp đặc thù từng công ty và sự thay đổi của công nghệ.

Hệ thống tổng đài IP sử dụng công nghệ VoIP chuyển mạch gói các tệp tin qua đường truyền mạng Internet. Nó hiện đại hơn các tổng đài sử dụng công nghệ chuyển mạch kênh. Thông tin được ghép, nén nhiều kênh thoại lại trên đường chuyền tín hiệu. Chúng được vận chuyển qua đường Internet giảm đáng kể chi phí lắp đặt, giá cước trong quá trình sử dụng.