A. Thiết lập nhóm hội nghị trên tổng đài IP Grandstream

– Vào giao diện web điều khiển tổng đài -> PBX -> Call features -> Conference -> Bấm nút “Create new conference room) được như hình sau:

– Có vài điểm cần chú ý:

+ Extension: 6300 – Đây chính là số phòng họp mọi người gọi vào

+ Public Mode:

* Nếu tích vào dấu chọn thì ai cũng có thể vào phòng họp, không cần password

* Nếu bỏ chọn thì mọi người cần password để đăng nhập vào phòng họp, và ta điền vào mục password ở dưới

+ Enable User invite: Cho phép người tham gia họp mời người khác vào họp

– Một số mục khác: Record conference (ghi âm phòng họp), Play hold music (kích hoạt cho người đầu tiên vào phòng họp nhưng chưa có ai tham gia thì nghe nhạc chờ)…

huong-dan-thoai-hoi-nghi-tren-tong-dai-ip-grandstreamconference room

B. Hướng dẫn điều khiển hội nghị

1. Mọi người chủ động gọi từ ngoài vào họp:

– Nếu tổng đài có lời chào thì gọi vào số trung kế tổng đài -> Nghe lời chào -> bấm số phòng họp (ví dụ: 6300 như ở trên), nếu phòng họp sử dụng password thì nhập pass còn không thì vào thẳng phòng họp

– Nếu tổng đài không dùng lời chào: Ở ngoài gọi vào qua lễ tân hoặc máy trực -> nhờ chuyển máy vào số phòng họp (ví dụ: 6300 như ở trên), nếu phòng họp sử dụng password thì nhập pass còn không thì vào thẳng phòng họp,

2. Nếu là các máy lẻ trong tổng đài

– Gọi trực tiếp vào số phòng họp (ví dụ: 6300 như ở trên), nếu phòng họp sử dụng password thì nhập pass còn không thì vào thẳng phòng họp,

3. Mời người tham gia họp nếu người đó chưa vào họp

– Sau khi vào phòng họp rồi ta bấm

+ Hoặc số 0 -> Nghe lời mời bấm số bằng tiếng anh -> quay số cần mời vào phòng họp (người được mời tham gia họp sẽ nghe thấy thông báo xác nhận: số 1 để vào phòng họp, số 2 từ chối tham gia họp)

+ Hoặc số 1 -> Nghe lời mời bấm số bằng tiếng anh -> quay số cần mời vào phòng họp -> Người được mời chỉ cần nghe máy là kết nối vào phòng họp ngay

4. Điều khiển phòng họp qua giao diện web

Vào giao diện Web tổng đài -> PBX -> Call features -> Conference

– Mời người tham gia họp: bấm nút hình người có dấu cộng như hình đánh dấu vàng bên dưới

– Xóa người khỏi nhóm họp: bấm vào nút hình mầu đỏ bên dưới

– Chỉ cho người tham gia họp nghe không cho phép nói: Bấm vào hình loa đánh dấu mầu xanh bên dưới

huong-dan-thoai-hoi-nghi-tren-tong-dai-ip-grandstreamconference room1

C. Ngoài ra đơn giản nhất thì các điện thoại IP Grandstream support hỗ trợ tạo nhóm hội nghị trực tiếp từ 3 đến 7 bên trên điện thoại, không cần can thiệp vào tổng đài.