Hướng dẫn lắp đặt hệ thống họp trực tuyến chi tiết

Hội nghị truyền hình là hình thức họp trực tuyến phổ biến được các doanh nghiệp quy mô lớn, nhỏ ứng dụng hiện nay. Việc tổ chức họp trực tuyến sẽ giúp giảm bớt chi phí đi lại, tổ chức họp tức thời với chất lượng hình ảnh và âm thanh sinh động. Đồng thời đảm bảo an toàn và bảo mật, có thể lưu trữ toàn bộ thông tin cuộc họp. Việc thiết lập không gian hội nghị phù hợp sẽ giúp mọi người có những trải nghiệm cộng tác tuyệt vời, hiệu quả. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn lắp đặt hệ thống phòng họp trực tuyến một cách chi tiết!

Các thiết bị cần có cho phòng họp trực tuyến

1. Bộ thiết bị họp trực tuyến

  • Thiết bị ghi hình: Video Camera hoặc Webcam.
  • Thiết bị âm thanh đầu vào: micro,…
  • Thiết bị âm thanh đầu ra: Loa,…
  • Thiết bị điều khiển từ xa.
  • Bộ nguồn, dây cáp đi kèm để kết nối các thiết bị.
  • MCU: thiết bị quản lý và xử lý đa điểm.
  • Codec: dùng để xử lý mã hóa nhận và truyền tín hiệu âm thanh, hình ảnh qua đường truyền.
  • Lưu trữ: ghi lại toàn bộ nội dung cuộc họp.
  • Phần mềm: Zoom Cloud Meeting, Microsoft Teams, Skype for Business,…
MVC640-bo-giai-phap-1.gif

2. Đường truyền mạng

Thiết bị họp trực tuyến hoạt động thông qua kết nối với đường truyền mạng Internet. Đây là yếu tố quan trọng hàng đầu vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cuộc họp. Chính vì vậy, trước khi bắt đầu cuộc họp bạn cần phải trang bị đường truyền Internet mạnh, đạt ít nhất 1 Mbps để cho độ phân giải hình ảnh video HD.

3. Màn hình hiển thị

Màn hình giúp hiển thị hình ảnh những người tham gia cuộc họp và nội dung cần chia sẻ. Bạn có thể sử dụng tivi, máy chiếu,…

4. Một số thiết bị khác

Ngoài các thiết bị cơ bản trên, tùy vào nhu cầu sử dụng mà bạn có thể trang bị thêm cho phòng họp của mình những thiết bị hữu ích khác như loa, micro, bảng điều khiển,…

Quy trình lắp đặt hệ thống phòng họp trực tuyến

1. Khảo sát phòng họp

Trước khi lắp đặt hệ thống họp trực tuyến, bạn cần chọn một không gian họp có hệ thống ánh sáng cơ bản. Lưu ý rằng một số vật thể trông có vẻ bình thường, nhưng vẫn có thể tạo ra ánh sáng chói mắt khi quan sát từ xa thông qua video. Vì vậy khi lựa chọn phòng họp, cần chú ý tới khả năng ảnh hưởng đến ánh sáng, màu sắc đồ nội thất,…

Ngoài ra, bạn cần phải xác định số lượng người tham dự cuộc họp:

  • Cá nhân: Sử dụng phần mềm được cài đặt trên điện thoại thông minh, PC, laptop,…
  • Nhóm dưới 10 người: Đầu tư thiết bị phần cứng chuyên dụng
  • Nhóm trên 10 người: Chọn các thiết bị lắp đặt phòng họp trực tuyến cao cấp, có độ phân giải cao, âm thanh sắc nét, zoom cận cảnh rõ nét,…
phong-hop-truc-tuyen.jpg

2. Xác định nhu cầu kết nối bao nhiêu điểm

Tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp để xây dựng mô hình phù hợp:

  • Site to site (mô hình chỉ kết nối hai điểm)
  • Multisites (mô hình kết nối từ 3 điểm trở lên)

3. Lắp đặt hệ thống âm thanh họp trực tuyến

Nếu phòng họp có quy mô nhỏ thì có thể sử dụng hệ thống âm thanh của điện thoại, PC, laptop. Tuy nhiên, phòng họp có số lượng người tham gia lớn hơn 4 người thì cần trang bị các thiết bị hỗ trợ: micro, loa,… để hỗ trợ quá trình giao tiếp.

4. Lắp đặt camera hội nghị

Việc lắp đặt hệ thống camera họp trực tuyến sẽ đem đến cho bạn và những người tham gia khác trải nghiệm hình ảnh sắc nét, HD chân thật, rõ ràng. Lưu ý, khi lắp đặt camera hội nghị cần có cổng USB, có hoặc không có khả năng Pan/Tilt/Zoom để tiện lợi cho quá trình tổ chức họp trực tuyến.

webcam-hoi-nghi.jpg

5. Lắp đặt màn hình hiển thị

Màn hình giúp hiển thị hình ảnh các điểm cầu và nội dung chia sẻ. Bạn có thể sử dụng ti vi, màn chiếu… Nó là hậu trường của phần camera hình ảnh đã ghi lại.

6. Thực hiện demo mô hình phần mềm trực tuyến

Đối với hãng cung cấp giải pháp trực tuyến hội họp khác nhau lại có lisence khác nhau, phần mềm trực tuyến khác nhau. Điểm chung là cần phải cài đặt phần mềm trên máy tính để khởi động hệ thống, vận hành hệ thống âm thanh hội nghị.

Sau khi lắp đặt xong bạn cần chạy thử để kiểm tra các thiết bị này có ổn không, có phù hợp với nhu cầu hay gặp vấn đề gì trục trặc không. Rồi từ đó rút ra kinh nghiệm và thay đổi mô hình lắp đặt sao cho phù hợp nhất.

Báo giá giải pháp hội nghị trực tuyến

  • Đối với hội nghị trực tuyến thông qua phần mềm thì ngoài điện thoại, PC, laptop. Bạn chỉ cần trang bị thêm micro, camera, loa hội nghị,… để nâng cấp chất lượng hình ảnh và âm thanh cuộc họp. Bạn nên mua những thiết bị này từ các thương hiệu nổi tiếng như Jabra, Logitech, Yealink,… Chi phí cho các thiết bị này khoảng từ vài trăm nghìn đến vài triệu. Tùy thuộc vào số lượng người tham gia cuộc họp và diện tích phòng họp để lựa chọn sản phẩm với giá thành phù hợp.
  • Đối với hội nghị trực tuyến thông qua phần cứng thì chi phí sẽ cao hơn. Dao động trong khoảng vài chục triệu và hơn thế nữa. Tùy thuộc vào diện tích phòng họp, số lượng điểm cầu mà doanh nghiệp sẽ có lựa chọn phù hợp nhất.
  • Một vài model giải pháp hội nghị cho bạn tham khảo:

Mua bộ giải pháp hệ thống họp trực tuyến ở đâu chính hãng?

Ngọc Thiên là đơn vị cung cấp, thi công lắp đặt hệ thống họp trực tuyến chính hãng, chất lượng đến từ các thương hiệu nổi tiếng như Logitech, Yealink, Jabra,…

Khi mua giải pháp họp trực tuyến tại Ngọc Thiên, quý khách hàng sẽ được tư vấn lựa chọn thiết bị họp trực tuyến phù hợp. Với đội ngũ kỹ thuật được đào tạo, dày dặn kinh nghiệm và am hiểu rõ về hệ thống hội nghị truyền hình quý khách hàng sẽ được hỗ trợ lắp đặt hệ thống nhanh chóng và hướng dẫn sử dụng chi tiết sau khi hoàn tất.