Họp trực tuyến cần chuẩn bị những gì?

Họp trực tuyến cần chuẩn bị những gì?

Họp trực tuyến đóng vai trò quan trọng trong lúc dịch bệnh đang phức tạp như hiện nay. Trước đó hình thức này cũng phát huy vai trò rất tốt trong việc tổ chức hội nghị không bị giới hạn về địa lý. Nếu như bạn đang chuẩn bị tổ chức họp trực tuyến nhưng chưa biết cần chuẩn bị những gì thì hãy đọc ngay bài viết dưới đây của Ngọc Thiên.

Họp trực tuyến là gì?

Họp trực tuyến là hình thức họp trong đó có một vài người không có mặt tại cùng một địa điểm. Thông qua các công cụ máy móc hỗ trợ mà vẫn có thể giao tiếp với nhau. Cuộc họp có thể tương tác một chiều hoặc hai chiều. Họp trực tuyến là họp hội nghị thông qua phần mềm. Web hội nghị, điện thoại thông qua môi trường Internet/PSTN. Nhằm giảm chi phí và thời gian tổ chức so với các cuộc họp truyền thống mặt đối mặt. Ngoài ra giải pháp họp trực tuyến còn được ứng dụng trong công tác đào tạo từ xa ở trung tâm, trường học. Tư vấn chẩn đoán bệnh ở bệnh viện; tham mưu chỉ đạo quân sự của chính phủ…

Xem thêm: Lợi ích của hội nghị trực tuyến

Họp trực tuyến cần chuẩn bị những gì?

Nội thất của phòng họp

Phòng họp không chỉ là trông đẹp mà còn phải hoạt động tốt và được trang bị hội nghị truyền hình và thiết bị công nghệ truyền thông. Có như vậy hội nghị trực tuyến mới có thể diễn ra. Phòng họp cần phải trang trọng, sạch đẹp ngay cả khi người tham dự không trực tiếp có mặt. Dù không tham dự trực tiếp nhưng họ có thể nhìn thấy qua camera hội nghị và đánh giá không tốt nếu như phòng họp thiếu chuyên nghiệp. Bạn nên tính toán trong việc thiết kế trước khi xây dựng việc sẽ lắp đặt các thiết bị viễn thông trong phòng họp. Nếu bạn chỉ nghĩ đến cuộc họp truyền thống và không mảy may nghĩ đến trường hợp họp trực tuyến có thể bạn sẽ phải gặp một chút khó khăn khi bắt đầu tổ chức họp trực tuyến. Đó là phải tìm vị trí lắp đặt các thiết bị phù hợp. Đôi khi chúng sẽ mang lại bất cập khá lớn vì thiết kế không tương thích.

Ánh sáng và thiết bị hội nghị

Phần chúng ta nên quan tâm tiếp theo là ánh sáng và thiết bị hội nghị. Bạn biết đấy, camera sẽ thu hình ảnh của phòng họp rồi phát qua phía bên kia. Điều kiện ánh sáng không tốt có thể gây ảnh hưởng đến chất lượng hình ảnh. Không nên đặt ánh đèn chiếu thẳng vào camera. Bố trí ánh sáng vừa phải, dịu êm thì càng tốt. Đảm bảo ánh sáng chiếu đủ tới những người ngồi trong phòng.

Các thiết bị cần trong hội nghị bao gồm: Loa, mic, camera, màn hình, máy tính, phần mềm hội nghị… Và quan trọng nữa là internet ổn định. Trên thị trường hiện nay cung cấp rất nhiều thiết bị này. Có những loại tích hợp “all in one” nhỏ gọn tiện lợi. Cũng có thiết bị riêng lẻ để đáp ứng nhu cầu khác nhau. Tùy theo quy mô phòng họp mà bạn chọn những thiết bị thích hợp.

Tham khảo một số thiết bị tại Ngọc Thiên:

Thiết bị hỗ trợ hội nghị cũng quan trọng không kém. Các ứng dụng thông thường không thể dùng để tổ chức hội nghị. Đặc biệt những cuộc họp đến vài chục, vài trăm người tham gia. Ngọc Thiên đề xuất bạn sử dụng Zoom, đây là một ứng dụng phổ biến nhất hiện nay. Nó hỗ trợ cực kì tốt cho hội nghị trực tuyến và rất dễ sử dụng.

Xem thêm: Cách đăng ký, đăng nhập vào Zoom trên máy tính và điện thoại

Tham khảo các gói Zoom tại đây:

Nhiệt độ và âm thanh trong phòng họp

Để cảm thấy thoải mái trong phòng trong thời gian dài, nhiệt độ trong phòng và tiếng ồn xung quanh cần phải vừa phải.

Có thể việc trang bị và cho chạy quá nhiều thiết bị sẽ gây ra ồn ào và nóng bức.

Bạn có thể tiết kiệm thời gian, tiền bạc bằng cách tham khảo ý kiến ​​của các chuyên gia về giao tiếp hình ảnh, công nghệ truyền thông, ánh sáng và âm thanh trước khi tổ chức.

Công nghệ truyền thông

Mạng công ty thường phải tuân theo các yêu cầu nghiêm ngặt về bảo mật. Hãy kiểm tra kỹ lưỡng trước khi tổ chức hội nghị.

Bộ phận CNTT của công nên được tư vấn về tất cả các thành phần và chức năng công nghệ được cài đặt trong phòng hội nghị, cho dù đó là bộ định tuyến, điều khiển cuộc gọi, truyền qua tường lửa, phát trực tuyến hoặc truyền dữ liệu âm thanh và video.

Các cuộc họp bị gián đoạn đường truyền, giật, lag sẽ đem đến cho bạn nhiều phiền phức. Vì vậy hãy chuẩn bị chu đáo trước cuộc họp bạn nhé.

Kết luận

Như vậy, Ngọc Thiên hi vọng bạn đã trang bị kiến thức cần thiết để tổ chức một cuộc họp trực tuyến. Nếu còn thắc mắc về bất cứ vấn đề nào hoặc muốn tìm mua thiết bị hội nghị hãy liên hệ ngay với Ngọc Thiên. Chúng tôi là đơn vị cung cấp phần mềm và thiết bị hội nghị chính hãng, giá ưu đãi nhất thị trường.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *