Hệ thống điện thoại Multi-Line

Hệ thống điện thoại Multi-Line

Bạn đã xem xét nâng cấp hệ thống điện thoại doanh nghiệp của mình chưa? Nếu vậy, bạn có thể tự hỏi liệu một hệ thống điện thoại Multi-Line có phải là một lựa chọn tốt cho doanh nghiệp của bạn hay không.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ thảo luận một số lý do chính mà bạn có thể cân nhắc sử dụng hệ thống điện thoại nhiều đường dây cho doanh nghiệp của mình. Chúng ta sẽ nói về các loại hệ thống nhiều dòng hiện có và những gì mỗi loại có thể cung cấp. Chúng tôi cũng sẽ thảo luận về một số lợi ích chính và các tính năng quan trọng cần tìm khi chọn hệ thống điện thoại Multi-Line.

Hệ thống điện thoại Multi-Line là gì?

Hệ thống điện thoại Multi-Line được thiết kế cho các doanh nghiệp và tổ chức cần hỗ trợ nhiều đường dây điện thoại. Không giống như hệ thống điện thoại một đường dây, chỉ có thể hỗ trợ một cuộc gọi tại một thời điểm, hệ thống điện thoại nhiều đường dây có thể xử lý nhiều cuộc gọi đồng thời. Điều này được thực hiện bằng cách sử dụng một thiết bị điều khiển trung tâm, đơn vị này chỉ định mỗi cuộc gọi đến một đường dây cụ thể.

Có hai loại hệ thống điện thoại nhiều đường chính, hệ thống tương tự truyền thống và hệ thống kỹ thuật số hiện đại.

Hệ thống điện thoại Multi-Line Analog

Tùy chọn analog cơ bản nhất là sử dụng các dây hiện có để tạo dịch vụ hai đường từ một điện thoại cố định. Chúng sẽ được kết nối với giắc cắm điện thoại bằng cáp màu vàng và đen. Đường dây bổ sung sẽ đến với một khoản phụ phí từ công ty điện thoại. Rõ ràng, nếu bạn cần nhiều hơn hai dòng, tùy chọn này nhanh chóng trở nên đắt đỏ và không thực tế.

Loại còn lại là hệ thống tổng đài truyền thống, là một tổng đài chi nhánh riêng. Hệ thống PBX truyền thống sử dụng một bộ điều khiển vật lý để quản lý các đường dây điện thoại. Hệ thống này yêu cầu hệ thống dây điện và thiết bị đặc biệt, và có thể khó mở rộng nếu bạn cần thêm nhiều đường dây điện thoại hơn trong tương lai. Ngoài ra, hệ thống tổng đài đa đường dây Analog đắt hơn để bảo trì so với hệ thống VoIP. Đây là lý do tại sao các hệ thống kỹ thuật số trong hầu hết các doanh nghiệp hiện đại đang thay thế các hệ thống điện thoại truyền thống.

Hệ thống điện thoại Multi-Line VoIP

Một lựa chọn hiện đại và hiệu quả hơn dựa trên công nghệ VoIP (Giao thức thoại qua Internet) . VoIP là viết tắt của Voice Over Internet Protocol (Giao thức thoại qua Internet) và đề cập đến cách các gói dữ liệu được phân phối thông qua internet chứ không phải là điện thoại cố định truyền thống như được sử dụng bởi điện thoại analog. Các hệ thống này sử dụng kết nối internet hiện có của bạn để thực hiện và nhận cuộc gọi. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu về đường dây điện thoại vật lý, giúp bạn có thể tiết kiệm một khoản tiền đáng kể cho hóa đơn điện thoại hàng tháng. Hệ thống điện thoại multi-Line VoIP cũng dễ mở rộng hơn hệ thống analog để nó có thể phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn.

Hệ thống điện thoại Multi-Line hoạt động như thế nào?

Hệ thống điện thoại multi-line Analog và VoIP hoạt động theo những cách rất khác nhau.

Với hệ thống analog, mỗi cuộc gọi được thực hiện sẽ sử dụng đường truyền vật lý của riêng nó. Điều này có nghĩa là nếu bạn có năm đường dây đến văn phòng của mình và cả năm đường dây đều đang được sử dụng, thì ai đó gọi đến sẽ nhận được tín hiệu bận.

Tuy nhiên, với VoIP, giọng nói của bạn được chuyển đổi thành dữ liệu kỹ thuật số và được gửi qua internet. Dữ liệu này sau đó có thể được nén để nhiều cuộc gọi có thể chia sẻ cùng một đường truyền vật lý. Bạn cũng có thể sử dụng PBX được lưu trữ trên máy chủ, là dịch vụ dựa trên đám mây cung cấp cho bạn tất cả các tính năng và chức năng của PBX tại chỗ mà không cần cài đặt bất kỳ phần cứng hoặc phần mềm nào. Tất cả những gì được yêu cầu là một kết nối internet đáng tin cậy.

Hệ thống điện thoại Multi-Line hoạt động như thế nào?

Các loại hệ thống điện thoại multi-line

Hệ thống điện thoại multi-line có thể được chia nhỏ thành số đường dây mà chúng hỗ trợ. Các hệ thống phổ biến nhất là 2 line, 4 line và hệ thống có 6 line trở lên.

Hệ thống điện thoại 2-Line/4-Line/6-Line

Điện thoại nhiều line giống như có nhiều điện thoại trong một.

Hệ thống điện thoại 2-line là loại cơ bản nhất của hệ thống nhiều đường dây và thường được sử dụng bởi những người làm nghề giải trí, doanh nghiệp nhỏ hoặc văn phòng tại nhà. Hệ thống này có hai đường dây có thể được sử dụng đồng thời để bạn có thể thực hiện hai cuộc gọi cùng một lúc.

Hệ thống điện thoại 4-line là một lựa chọn tốt cho các doanh nghiệp nhỏ cần nhiều hơn một chút so với hệ thống 2-line. Với bốn line, bạn có thể thực hiện bốn cuộc gọi cùng lúc, điều này hoàn hảo cho các doanh nghiệp có lượng cuộc gọi vừa phải.

Nếu bạn có một lượng lớn cuộc gọi đến doanh nghiệp của mình, thì bạn sẽ cần một hệ thống điện thoại đa đường dây với sáu đường dây trở lên. Các hệ thống này có thể được tùy chỉnh theo nhu cầu kinh doanh của bạn và hỗ trợ nhiều line theo yêu cầu.

Hệ thống điện thoại linh hoạt

Một hệ thống nhiều linhe linh hoạt là lựa chọn tốt nhất cho các doanh nghiệp mong đợi phát triển hoặc có thể bận rộn hơn vào những thời điểm nhất định trong ngày hoặc trong tuần. Hệ thống điện thoại VoIP linh hoạt cho phép bạn thêm hoặc bớt đường dây khi nhu cầu kinh doanh của bạn thay đổi. Đây có thể là một lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp có lượng cuộc gọi dao động theo mùa hoặc đang mong đợi tăng trưởng trong tương lai gần.

Đây là điểm mà hệ thống điện thoại VoIP khác với hệ thống điện thoại truyền thống ở chỗ bạn có thể nhanh chóng tăng số lượng cuộc gọi bạn nhận được. Ngoài ra, bạn không cần phải mua thêm điện thoại bàn VoIP vì bạn có thể sử dụng một ứng dụng biến máy tính hoặc thiết bị di động của bạn thành điện thoại VoIP. Điều này cho phép bạn thực hiện nhiều đường dây điện thoại ngay cả khi bạn đang di chuyển hoặc có nhân viên làm việc từ xa.

Tại sao một doanh nghiệp nên xem xét một hệ thống điện thoại Multi-Line VoIP

Công nghệ truyền thông hiện đại đã đi được một chặng đường dài và có một số lý do tại sao doanh nghiệp của bạn nên cân nhắc chuyển sang hệ thống điện thoại đa đường dây kỹ thuật số. Chúng ta sẽ thảo luận sâu về các lợi ích khác nhau ngay sau đây, nhưng nói tóm lại, hệ thống điện thoại multi-line kỹ thuật số sẽ tiết kiệm tiền cho doanh nghiệp của bạn, cung cấp cho bạn nhiều tính năng và tính linh hoạt hơn, đồng thời cho phép bạn mở rộng quy mô khi doanh nghiệp của bạn phát triển.

Lợi ích của hệ thống điện thoại multi-line

Hệ thống điện thoại nhiều đường dây có thể là một tài sản lớn cho bất kỳ doanh nghiệp nào, dù lớn hay nhỏ. Có lẽ lợi ích rõ ràng nhất là khả năng có nhiều cuộc gọi đến cùng một lúc. Đây có thể là một cứu cánh thực sự trong thời gian bận rộn khi mọi cuộc gọi đều có giá trị. Hãy cùng khám phá một số ưu điểm khác của hệ thống điện thoại nhiều đường dây.

Tiết kiệm chi phí

Các hệ thống điện thoại muti-line VoIP đang ngày càng trở nên phổ biến chủ yếu vì chúng có thể tiết kiệm cho các doanh nghiệp một số tiền đáng kể. Với VoIP, bạn thực hiện và nhận cuộc gọi bằng kết nối internet thay vì đường dây điện thoại truyền thống. Hệ thống VoIP thường ít tốn kém hơn nhiều so với các hệ thống truyền thống. Ngoài ra, các cuộc gọi VoIP thường rẻ hơn các cuộc gọi truyền thống và các hệ thống VoIP thường đi kèm với một loạt các tính năng mà sẽ tốn kém hoặc không thể bổ sung vào hệ thống truyền thống.

Ví dụ, hệ thống điện thoại muti-line VoIP có thể được sử dụng để tạo ra một tiếp viên tự động, có thể định tuyến cuộc gọi và nhận tin nhắn mà không cần lễ tân. Điều này có thể dẫn đến tiết kiệm hơn nữa chi phí lao động.

Linh hoạt hơn

Với hệ thống dựa trên đám mây, các cuộc gọi của bạn được định tuyến thông qua internet, vì vậy bạn có thể thực hiện và nhận cuộc gọi trên máy tính xách tay, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của mình. Đây có thể là một lợi thế lớn nếu bạn có nhân viên làm việc từ xa hoặc đi công tác thường xuyên. Tính linh hoạt này cho phép nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn, vì họ có thể thực hiện và nhận cuộc gọi cho dù họ đang ở văn phòng, làm việc tại nhà hay bất kỳ nơi nào khác có truy cập internet.

Tăng năng suất

Mọi chủ doanh nghiệp đều muốn công ty của họ hoạt động hiệu quả nhất có thể. Hệ thống điện thoại multi-line có thể giúp doanh nghiệp của bạn tăng năng suất đáng kể khi liên lạc. Bằng cách có nhiều đường dây, các cuộc gọi đến sẽ không bao giờ bị trả lời và nhân viên sẽ có thể thực hiện các cuộc gọi đi mà không cần phải đợi đường dây có sẵn. Ngoài ra, một hệ thống đa đường truyền VoIP cũng có thể giúp hợp lý hóa thông tin liên lạc nội bộ của công ty bạn. Với các tính năng như chuyển tiếp cuộc gọi và cuộc gọi hội nghị, các thành viên trong nhóm sẽ có thể cộng tác hiệu quả hơn và hoàn thành nhiệm vụ kịp thời.

Chúng ta đã thảo luận về cách một hệ thống điện thoại multi-line dựa trên đám mây có thể cho phép nhân viên của bạn linh hoạt ở vị trí làm việc của họ, nhưng điều này cũng phù hợp chắc chắn với trại năng suất. Với hệ thống dựa trên đám mây, nhân viên của bạn có thể thực hiện các cuộc gọi công việc của họ từ bất cứ đâu. Điều này có nghĩa là họ có thể làm việc tại nhà, trên đường hoặc thậm chí tại văn phòng của khách hàng. Do đó, họ sẽ có thể duy trì kết nối và làm việc hiệu quả hơn, ngay cả khi họ không ở văn phòng.

Hệ thống điện thoại multi-line có thể tạo nên sự khác biệt nếu bạn muốn doanh nghiệp của mình hoạt động với hiệu quả cao nhất.

Dễ dàng mở rộng quy mô

Khi doanh nghiệp nhỏ của bạn phát triển, điều quan trọng là phải có một hệ thống điện thoại có thể mở rộng quy mô với bạn. Thêm đường dây mới có thể tốn kém và mất thời gian với hệ thống điện thoại doanh nghiệp nhiều đường truyền thống. Với hệ thống VoIP, việc thêm người dùng mới đơn giản như tạo tài khoản mới và gán số điện thoại cho họ. Điều này giúp việc thêm nhân viên hoặc phòng ban mới dễ dàng mà không phát sinh thêm chi phí hoặc làm gián đoạn dịch vụ hiện có của bạn.

Ví dụ: nếu bạn đang mong đợi lượng cuộc gọi tăng vọt, bạn có thể thêm các đường dây bổ sung vào hệ thống của mình một cách nhanh chóng và dễ dàng. Tương tự, nếu bạn cần giảm dịch vụ của mình do giảm khối lượng cuộc gọi, bạn có thể xóa đường dây dễ dàng như vậy. Khả năng mở rộng này có thể là một lợi thế lớn đối với các doanh nghiệp có lượng cuộc gọi dao động hoặc tăng đột biến theo mùa.

Hình ảnh chuyên nghiệp

Trong thế giới kinh doanh cạnh tranh ngày nay, ấn tượng đầu tiên rất quan trọng. Khi khách hàng gọi đến doanh nghiệp của bạn, họ nên liên hệ với một hệ thống điện thoại có âm thanh chuyên nghiệp giúp bạn dễ dàng điều hướng và nhận được thông tin họ cần. Hệ thống điện thoại đa đường truyền VoIP có thể mang đến cho doanh nghiệp của bạn một hình ảnh chuyên nghiệp với giá cả phải chăng.

Ngoài việc cung cấp nhiều đường dây cho các cuộc gọi đến, một hệ thống nhiều đường dây cũng có thể cung cấp các tính năng như ID người gọi và cuộc gọi chờ. Điều này có thể mang lại cho doanh nghiệp của bạn một diện mạo có tổ chức và hiệu quả hơn, có thể giúp gây ấn tượng với khách hàng tiềm năng.

Hơn nữa, hệ thống điện thoại nhiều đường dây có thể là một công cụ có giá trị cho các doanh nghiệp nhận được một lượng lớn cuộc gọi. Có sẵn nhiều đường dây cho phép bạn đảm bảo rằng mỗi cuộc gọi được trả lời nhanh chóng và hiệu quả.

Cuối cùng, hệ thống điện thoại nhiều đường dây có thể giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động trơn tru và hiệu quả hơn, mang lại cho bạn lợi thế cạnh tranh.

Hệ thống điện thoại multi-line VoIP nên bao gồm những tính năng nào?

Bây giờ chúng ta đã thảo luận về một số lợi ích của việc sử dụng hệ thống điện thoại nhiều đường dây VoIP, chúng ta hãy xem xét một số tính năng nâng cao mà bạn nên tìm kiếm khi chọn hệ thống cho doanh nghiệp của mình.

Người chấm công tự động

Tiếp viên tự động là một menu tự động cung cấp cho người gọi tùy chọn để được chuyển đến các phòng ban hoặc tiện ích mở rộng khác nhau. Người trả lời tự động có thể là một cách tuyệt vời để cải thiện dịch vụ khách hàng vì nó cho phép người gọi đến đúng người một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Chờ cuộc gọi

Chờ cuộc gọi là một tính năng cho phép bạn trả lời cuộc gọi đến trong khi bạn đang thực hiện một cuộc gọi. Bạn có thể tạm dừng cuộc gọi đầu tiên và trả lời cuộc gọi thứ hai hoặc bạn cũng có thể chọn bỏ qua cuộc gọi thứ hai và tiếp tục cuộc gọi đầu tiên của mình.

Cuộc gọi hội nghị

Với tính năng gọi hội nghị, ba người trở lên có thể tham gia vào một cuộc gọi điện thoại đồng thời. Gọi điện hội nghị là một cách tuyệt vời để giữ liên lạc với đồng nghiệp, khách hàng và những người khác quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn. Nó cho phép nhiều người tham gia vào một cuộc gọi và mỗi người có thể đóng góp vào cuộc thảo luận. Cuộc gọi hội nghị là một cách thuận tiện để kết nối với mọi người ở các địa điểm khác nhau.

Báo cáo cuộc gọi

Phân tích cuộc gọi là quá trình thu thập và phân tích dữ liệu từ các cuộc điện thoại để cải thiện hiệu suất kinh doanh. Dữ liệu có thể được thu thập từ một cuộc gọi bao gồm ngày và giờ của cuộc gọi, số điện thoại của người gọi, thời lượng của cuộc gọi và vị trí của người gọi. Thông tin này có thể được sử dụng để cải thiện dịch vụ khách hàng, chiến lược bán hàng và chiến dịch tiếp thị.

Thu âm cuộc gọi

Ghi âm cuộc gọi ghi lại các cuộc trò chuyện qua điện thoại ở định dạng tệp âm thanh kỹ thuật số. Bản ghi âm cuộc gọi có thể hữu ích cho các doanh nghiệp theo một số cách, ví dụ, cho các mục đích đào tạo và kiểm soát chất lượng. Ghi âm cuộc gọi khác với báo cáo cuộc gọi, theo dõi dữ liệu cụ thể nhưng không theo dõi cuộc trò chuyện.

Người gọi ID

ID người gọi hiển thị số điện thoại của người gọi trên màn hình của người nhận. Nó thường được sử dụng để sàng lọc cuộc gọi, cho phép người nhận xem ai đang gọi và quyết định có trả lời hay không. Trong nhiều trường hợp, bạn cũng có thể thấy tên của một người hoặc doanh nghiệp được liên kết với số điện thoại đó nếu nó được liệt kê trong bảng điều khiển.

Quay số nhanh

Hầu hết các hệ thống điện thoại doanh nghiệp đều có tính năng quay số nhanh cho phép bạn gọi các số thường dùng một cách nhanh chóng. Chỉ cần thiết lập các phím quay số nhanh với các số điện thoại mong muốn để sử dụng tính năng này. Sau đó, khi bạn cần gọi một trong những số đó, chỉ cần nhấn phím tương ứng, và cuộc gọi sẽ được thực hiện tự động. Đây có thể là một cách tiết kiệm thời gian rất lớn, đặc biệt nếu bạn thực hiện nhiều cuộc gọi cho cùng một người hoặc cùng một doanh nghiệp.

Thư thoại

Thư thoại cho phép người gọi để lại tin nhắn đã ghi âm cho người không thể trả lời điện thoại. Khi bên được gọi không trả lời điện thoại của họ, cuộc gọi sẽ được chuyển tiếp đến hộp thư thoại của họ, nơi người gọi có thể để lại tin nhắn. Bên được gọi sau đó có thể nghe tin nhắn một cách thuận tiện.

Đây chỉ là một vài trong số các tính năng mà bạn nên tìm khi chọn một hệ thống điện thoại đa đường dây VoIP cho doanh nghiệp của mình. Với rất nhiều tùy chọn có sẵn, điều quan trọng là chọn một hệ thống đáp ứng các nhu cầu cụ thể của bạn.

Các câu hỏi thường gặp

Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi cần thêm đường dây điện thoại trong tương lai?

Nếu bạn cần thêm đường dây điện thoại trong tương lai, bạn có thể chỉ cần thêm chúng vào tài khoản dịch vụ điện thoại doanh nghiệp VoIP hiện có của mình. 
Đây là một trong những lợi ích của việc sử dụng hệ thống điện thoại VoIP – hệ thống này rất có thể mở rộng và có thể phát triển cùng với người dùng doanh nghiệp của bạn.

Chi phí cho dịch vụ điện thoại dành cho doanh nghiệp đa tuyến là bao nhiêu?

Là chủ doanh nghiệp, bạn sẽ muốn biết chi phí dịch vụ điện thoại của mình là bao nhiêu và bạn có thể làm gì để giảm chi phí. 
Chi phí dịch vụ điện thoại doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào các yếu tố như số lượng nhân viên, số lượng đường dây bạn cần và những tính năng nào được bao gồm.

Điều gì xảy ra nếu mất điện?

Nếu văn phòng của bạn bị cúp điện, điện thoại bàn VoIP chuyên dụng của bạn có thể không hoạt động, nhưng bạn luôn có thể chuyển tiếp cuộc gọi đến điện thoại di động hoặc làm việc từ một ứng dụng softphone trên máy tính xách tay của mình. 
Đây là điểm hay khi làm việc với nhà cung cấp điện thoại doanh nghiệp dựa trên đám mây và doanh nghiệp của bạn có thể tiếp tục hoạt động ngay cả khi dịch vụ bị gián đoạn. 
Không chỉ vậy, việc chuyển đổi rất liền mạch khiến khách hàng của bạn sẽ không bao giờ biết được sự khác biệt.

Một số sự cố thường gặp với hệ thống điện thoại multi-line là gì?

Hệ thống điện thoại multi-line nói chung rất đáng tin cậy. 
Tuy nhiên, giống như bất kỳ công nghệ nào, đôi khi cũng có những trục trặc. 
Một số vấn đề phổ biến bao gồm cuộc gọi bị gián đoạn, chất lượng cuộc gọi kém và tiếng vọng. 
Thường thì những vấn đề này có thể được phủ nhận bằng cách chọn một nhà cung cấp hệ thống điện thoại doanh nghiệp đáng tin cậy với đội ngũ hỗ trợ khách hàng tốt.